Financiering en liquiditeit

Hieronder vindt u de meestgestelde vragen op het gebied van financiering en liquiditeit.

In vier stappen naar succesvol debiteurenbeheer

Ondernemers lopen 1,5 miljard euro mis

Ondernemers lopen jaarlijks 1,5 miljard euro mis doordat hun facturen niet betaald worden. Een hoop geld in een periode waarin de euro’s niet voor het oprapen liggen. Een goed debiteurenbeheer kan de zorgen wegnemen.

Meer over financiering en liquiditeit >

Het bedrag van 1,5 miljard euro is berekend door TNS NIPO dat in opdracht van PostNL onderzoek heeft uitgevoerd onder MKB’ers. Daaruit komt ook naar voren dat de facturen die wel betaald worden, structureel te laat worden betaald. Gemiddeld worden rekeningen na 47 dagen betaald.

Goed debiteurenbeheer

Een goed debiteurenbeheer kan de zorgen over de betaling van facturen en cashflow wegnemen. Hieronder lees je hoe je in vier stappen je klanten effectief beweegt tot betaling.

Stap 1: Telefonisch contact met debiteur

Als de uiterlijke betalingstermijn is verstrekken, is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Meteen een sommatiebrief sturen kan de relatie met je klant onder druk zetten. In het telefoongesprek zal een debiteur tal van ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... vul maar aan. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.

Stap 2: Betalingsregeling opstellen

Als de debiteur in het gesprek aangeeft dat hij in betalingsproblemen verkeert, dan kun je een betalingsregeling met hem treffen om de kans op betaling te vergroten. Leg deze betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. Zodra je vermoedt dat je de geldsom helemaal niet meer gaat ontvangen, dien dan bij de Belastingdienst een verzoek in tot teruggave van de door jou afgedragen btw over de factuur. Doe dit verzoek op tijd, anders loop je het risico dat de Belastingdienst dit verzoek weigert.

Stap 3: Herinneringsbrief en sommatiebrief

Wordt de factuur, ondanks de gemaakte afspraken in het telefoongesprek, nog steeds niet betaald? Stuur dan een herinneringsbrief waarin je een uiterlijke betalingsdatum stelt. Als de debiteur geen gehoor geeft aan deze brief, zul je een sommatiebrief moeten sturen. Hierin stel je de debiteur in gebreke en stel je een redelijke termijn zodat hij alsnog zijn betalingsverplichting na kan komen. Een debiteur die niet betaalt binnen de gestelde termijn, is in verzuim. Vanaf dat moment is hij verplicht wettelijke rente (bij contracten met consumenten) of wettelijke handelsrente (bij contracten met bedrijven) te betalen. Jij kunt deze rente in rekening brengen. Je kunt ook overwegen de vordering ter incasso uit handen te geven en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Zowel het in rekening brengen van de rente als het in rekening brengen van de buitengerechtelijke incassokosten zal overigens de relatie met je klant niet ten goede komen.

Stap 4: Jurist inschakelen

Als de debiteur na deze stappen nog niet tot betaling is overgegaan, overweeg dan om een jurist in te schakelen. Hij kan je advies geven bij de incassering van je vordering, kan je begeleiden en weet hoe hij een gerechtelijke procedure moet starten. Ook kan een jurist je informeren hoe je via de wet je schade beperkt en hoe je klant beweegt alsnog tot betaling over te gaan. Een voorbeeld is het recht van reclame, waarbij een verkoper binnen zes weken nadat de vordering opeisbaar is geworden, hetgeen hij heeft verkocht kan terugvorderen. Een andere optie: een beroep doen op het retentierecht, waarbij je bevoegd bent om de afgifte van een zaak (bijvoorbeeld een auto of bouwwerk) op te schorten, totdat de rekening is betaald. Nog een mogelijkheid: opschorting. Daarbij kun je de verplichtingen die je richting je klant hebt (om een dienst uit te voeren bijvoorbeeld) uitstellen totdat je klant de rekening heeft betaald.

Wacht niet te lang met het incasseren van vorderingen, na vijf jaar is betaling niet meer afdwingbaar via de wet. Je kunt verjaring voorkomen door binnen deze termijn een stuitingbrief te versturen (hierdoor begint een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar te lopen) of een procedure aan te spannen.

Meer over financiering en liquiditeit >

Tien redenen om je factuurproces te verbeteren

Voordelen van slimme factuurverwerking

Als in jouw bedrijf elke factuur handmatig verwerkt wordt, weet je als geen ander hoe arbeidsintensief dat is. Dat kan beter. Automatiseren van je factuurverwerking vermindert het aantal handelingen drastisch en maakt kosten transparant. Overtypen van factuurinformatie is verleden tijd.

Meer over financiering en liquiditeit >

Foutgevoelig

Vanaf het moment van binnenkomst van een factuur, start een medewerker de zoektocht naar degene die de bestelling heeft gedaan, vervolgens moet er controle plaatsvinden en daarna worden alle gegevens handmatig in een systeem gezet. Een bijzonder foutgevoelig proces dat al snel ‘in de papieren kan lopen’ wanneer facturen zoekraken, onduidelijk is wie wat heeft besteld, of wanneer iets betaald moet worden. Digitalisering van je factuurproces is geen luxe, maar een slimme investering, juist in deze tijden waarin besparen van belang is.

Besparing

Als je veel facturen ontvangt, ga je al snel aanzienlijk besparen. Je voorkomt dubbele betalingen. De factuur wordt altijd op tijd betaald - niet te laat, maar ook niet te vroeg. Spookfacturen glippen er niet meer door. Door het terugdringen van handmatige verwerking, worden er aanzienlijk minder fouten gemaakt en daarmee wordt het werkproces voor je betrokken medewerkers ook een stuk leuker.

Tien voordelen van slimme factuurverwerking

  1. Minder handelingen, meer tijd over
  2. Minder kosten, meer financiële ruimte
  3. Minder fouten, meer rust
  4. Minder ergernis, meer werkplezier
  5. Geen dubbele betalingen
  6. Geen incassokosten, blije leveranciers
  7. Geen kosten aan spookfacturen
  8. Meer en sneller inzicht in je cijfers
  9. Meer flexibiliteit en mobiliteit
  10. Automatisch voldoen aan bewaarplichten

Tijd en kosten

Maar hoeveel tijd en kosten kun je nou werkelijk besparen? Dat ligt aan het aantal facturen dat je ontvangt, hoe het verwerkingsproces nu is ingericht en welke oplossing(en) je kiest ter verbetering. Gemiddeld bespaart een organisatie die overstapt op slimme digitale verwerking zo’n 30 procent aan kosten. Met name door tijdige betalingen en standaardisatie van het proces. Een gemiddelde organisatie die overstapt van handmatige verwerking naar slimme digitale verwerking, bespaart zo'n 65 procent van de werklast.

Inzicht

Naast al die besparingen krijg je ook meer inzicht in het verwerkingsproces en daardoor sneller inzicht in je actuele cashflow en voorraad. Door hetdigitaliseren van dit proces, heb je ook overal eenvoudig toegang tot je factuurgegevens. De digitale informatie is eenvoudig altijd en overal toegankelijk op al (mobiele) apparaten. Hierdoor wordt je organisatie flexibeler en kun je ook op dit gebied alle voordelen van mobiel werken ervaren, zoals flexibiliteit en de mogelijkheid sneller te schakelen.

Wet- en regelgeving

Door het digitaliseren van dit proces kun je ook eenvoudiger voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van de bewaarplicht die aan bepaalde facturen is gekoppeld. Slimme software zorgt ervoor dat deze documenten automatisch na een bepaalde tijd worden vernietigd (als je dit zo instelt - met een eventuele check daaraan gekoppeld).

Meer over financiering en liquiditeit >

Hoe zorg ik dat mijn facturen betaald worden?

Creëer een goed debiteurenbeheer en mijd wanbetalers

Last van slecht betalende debiteuren? Nederlandse ondernemers lopen jaarlijks 15 miljard euro mis, omdat facturen niet betaald worden, zo stelt het European Payment Index (EPI).

Meer over financiering en liquiditeit >

En er gaat niet alleen veel geld, maar ook veel tijd verloren: de financiële administratie in een bedrijf besteedt gemiddeld een kwart van de tijd aan niet productieve uren, waarin ze vragen van leveranciers beantwoorden en geschillen met partners moeten oplossen (Aberdeen, Hackett en Gartner).

Door een goed debiteurenbeheer of credit management hoef jij je geen zorgen meer te maken over wanbetalers en een negatieve cashflow en wordt het aantal vragen over facturen teruggebracht naar een minimum.

Wat is debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer. Dit beheer zorgt ervoor dat je factuurproces zo soepel mogelijk verloopt en dat debiteuren op tijd betalen. Door een goed georganiseerd debiteurenbeheer worden facturen sneller betaald. Hieronder lees je welke stappen thuishoren in een goed debiteurenbeheer.

Stap 1: De juiste persoon

Het is erg belangrijk dat je tijd maakt voor debiteurenbeheer. Jouw facturen worden sneller betaald als het beheer in handen is van iemand die goed met klanten overweg kan, harde afspraken kan maken en bevoegd is om betalingsafspraken te maken. Heb je geen tijd om het credit management intern te regelen dan kun je gebruik maken van factoring. Een bank of factormaatschappij neemt dan het risico dat een klant niet betaalt over, onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten en stelt het doorlopende kredietlimiet per klant vast.

Stap 2: Dubieuze debiteuren

Voordat je met iemand in zee gaat, moet je weten met wie je zaken doet. Je kunt het handelsregister van de Kamer van Koophandel doorzoeken om erachter te komen of je zaken doet met een betrouwbaar persoon. Je kunt dit ook laten checken bij Dun & Bradstreet.

Stap 3: Maak afspraken

In de offerte, opdracht- of orderbevestiging kun je afspraken maken over de uiterlijke betalingstermijn. De betalingstermijn bestaat in het ideale geval uit maximaal 30 dagen, het is dan ook aan te raden om deze termijn af te spreken. Noteer de termijn die je hanteert en houd je hieraan, maak deze termijn ook kenbaar in de offerte, opdracht- of orderbevestiging en in de factuur en teken voor akkoord.

Stap 4: Algemene voorwaarden

Zorg dat je jouw algemene voorwaarden op papier zet, zodat jouw klanten weten waar ze aan toe zijn.

Stap 5: Facturatie

Hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe sneller de debiteur betaalt. Een goede factuur bevat de gemaakte afspraken, is overzichtelijk en voldoet aan de eisen van de belastingdienst.

Stap 6: Nabellen

Als de factuur niet is betaald binnen de afgesproken betalingstermijn, kun je gelijk beginnen met nabellen. Vaak hebben debiteuren standaard smoezen klaar:

  • Het geld is al onderweg: wacht nog even af.
  • Het geleverde werk is niet goed genoeg: probeer je afspraken alsnog na te komen.
  • Wij hanteren een eigen betalingstermijn: wist je dit, dan kun je overwegen om die termijn nog even af te wachten.


Stap 7: Herinnering

Is de factuur na het telefoontje nog niet betaald, schrijf dan een zakelijke herinnering met daarin in ieder geval het factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum.

Stap 8: Sommatiebrief

Negeert de klant de herinnering, dan is het aan te raden om serieuze stappen te ondernemen in de vorm van een sommatiebrief, die je per gewone post en aangetekend verstuurd. Hiermee voorkom je dat de klant kan ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Daarnaast is een debiteur verplicht een wettelijke rente te betalen na overschrijding van de betalingstermijn.

Andere opties

Er zijn naast nabellen en herinneringen sturen ook andere manieren om te zorgen dat je niet teveel schade oploopt als een debiteur niet betaalt:

  • Het eigendomsvoorbehoud: hierdoor ben je eigenaar van de geleverde diensten of goederen, totdat de klant betaalt.
  • Het recht van reclame: je kunt de door jou geleverde goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als de debiteur niet betaalt.
  • Het opschortingsrecht: je hoeft zelf geen verplichtingen hoeft na te komen, totdat de tegenpartij betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.
  • Betalingsregeling: je kunt een betalingsregeling treffen als een klant niet in staat is te betalen, waarbij je de afspraken op papier zet en de regeling ongeldig kan worden verklaard als de klant stopt met betalen.

In het laatste geval kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Stap 9: Btw terugvragen

Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kun je bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die je door deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.

Debiteurenbeheer kost tijd en geld, maar facturen die niet betaald worden kosten veel meer!

Meer over financiering en liquiditeit >

Bron: KVK

Het belang van een liquiditeitsplanning

Waarom is een liquiditeitsbegroting zo belangrijk?

Een liquiditeitsplanning geldt als controlemiddel in je onderneming. Het is een schatting van de cashflow, oftewel de inkomende en uitgaande geldstromen in jouw onderneming.

Meer over financiering en liquiditeit >

Door deze planning naast de realiteit te leggen, krijg je meer inzicht in het reilen en zeilen van jouw onderneming.

Weet wat de toekomst brengt

In een liquiditeitsbegroting wordt duidelijk hoe de financieringsbehoefte, ook wel de tekorten genoemd, en het saldo liquide middelen (een bankrekening, contanten of bezittingen die je makkelijk om kunt zetten in geld) van een ondernemingen zich in de toekomst zullen ontwikkelen. De liquiditeitsplanning is een vertaling van de bedrijfsactiviteiten die je voor ogen hebt, naar de in- en uitgaande geldstromen. Je neemt dus als het ware een kijkje in de financiële toekomst van jouw bedrijf en kunt hierdoor voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan.

Voordelen liquiditeitsplanning

  • Schulden voorkomen: je kunt schulden voorkomen als je goed inzicht hebt in je financiële situatie.
  • Overzicht uitgaven: je weet welke uitgaven je in de komende periode moet doen. Denk hierbij aan rekeningen van gas, water en licht betalen, maar ook aan de salarissen van je personeel dat je uit moet betalen. Op tijd betalen is van essentieel belang voor een goede relatie met partners en verhoogt de kans dat partijen opnieuw zaken met je willen doen.
  • Inplannen investeringen: aan de hand van de liquiditeitsplanning kun je bepalen wanneer je grote investeringen doet, zoals de aanschaf van (nieuwe) computers.
  • Leningen: je weet van te voren of je leningen moet aantrekken of moet beleggen, als je tekorten verwacht.

Hoe stel ik een liquiditeitsplanning op?

Handig al die voordelen, maar hoe maak je dan zo’n liquiditeitsbegroting? Simpel gezegd maak je een opsomming van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming in een bepaalde periode. In het artikel ‘Hoe maak ik een liquiditeitsbegroting?’ wordt uitgelegd hoe je een liquiditeitsplanning maakt.

Meer over financiering en liquiditeit >

Bron: KVK

Ratings: wat zijn het, hoe werkt het?

Kom positief uit de bus bij BKR, Graydon, D&B en Qredits

Bij een kredietaanvraag word je als ondernemer onder de loep gelegd door de financier. De eerste stap is vaak het kijken naar je rating. Maar wat is een rating precies en hoe kun je deze beïnvloeden? Het antwoord lees je hier.

Meer over financiering en liquiditeit >

Wat zijn kredietratings?

Een rating is een score van kredietwaardigheid. Een cijfer of letter die aangeeft hoe hoog het risicoprofiel van een particulier of bedrijf is. Aan de hand van een rating kun je bepalen of je met een persoon of bedrijf zaken wilt doen. Banken gebruiken deze ratings bijvoorbeeld om te bepalen wel of geen krediet te verstrekken.

Waar zijn ratings te vinden?

Kredietinformatiebureaus beschikken over ratings van vrijwel alle personen en bedrijven in Nederland. Het Bureau Krediet Registatie (BKR) is een bekende instantie voor ratings van particulieren. Dun & Bradstreet (D&B) en Graydon zijn de grootste partijen op het gebied van kredietregistratie van bedrijven. Ook Qredits verstrekt gegevens over de kredietwaardigheid van bedrijven.

Hoe is een rating opgebouwd?

Kredietinformatiebureaus verzamelen alle openbare data over een bedrijf of persoon en bepalen aan de hand daarvan een rating. Zij gebruiken daarbij al de beschikbare betalingsinformatie en financiële cijfers van een bedrijf. Denk aan de informatie van de Kamer van Koophandel, banken, incassobureaus, debiteurenadministratie, etc. Al deze data wordt geladen in een database, waarna er een score wordt berekend. Hierbij wordt meestal gebruik gemaakt van een cijferschaal. Bij kredietinformatiebureau D&B staat een 1 bijvoorbeeld voor een laag risicoprofiel en een 4 voor een hoog risico.

Hoe kan ik erachter komen wat mijn rating is?

Alle particulieren (bij het BKR) en bedrijven (bij Graydon, D&B of Qredits) kunnen nagaan wat hun rating is. Hierbij is het wel vaak nodig om je te registreren bij het desbetreffende bureau. Soms wordt dan gratis een eerste rapport naar keuze opgesteld, maar in andere gevallen moet je betalen voor deze informatie.

Kan ik mijn rating beïnvloeden?

Ja, dat kan. Een negatieve rating kun je niet met een druk op de knop ombuigen tot iets positiefs, maar je kunt wel een betere reputatie opbouwen, waardoor je de rating in positieve zin beïnvloedt. Dit doe je bijvoorbeeld door je betalingsgedrag te verbeteren - op tijd je rekeningen betalen. Ook kun je proactief gegevens aanleveren aan kredietinformatiebureaus. Je kunt bijvoorbeeld je jaarcijfers of andere financiële rapporten aanleveren. Dit moeten wel officiële documenten zijn (inclusief een accountants-verklaring) om opgenomen te worden in de database.

Meer over financiering en liquiditeit >

Mijn factuur is niet betaald, wat nu?

Kan ik direct beslag leggen en de spullen verkopen?

Zo eenvoudig is het niet. Eerst moet een rechter naar de zaak kijken en een vonnis uitspreken. Of je überhaupt beslag kunt leggen, hangt af van dit vonnis. Houd er rekening mee dat deze procedure veel tijd en geld kost.

Meer over financiering en liquiditeit >

Als je vooral snel je geld wilt hebben, is beslag leggen niet altijd de handigste manier. Een goede incassopartner zal daarom vaak proberen om eerst op andere manieren het geld te incasseren, zonder de kosten van een gerechtelijke procedure en beslag.

Executoriaal beslag

Mocht je toch beslag willen leggen, dan moet je naar de rechter stappen. Dat kan op twee manieren. De normale weg is via een juridische procedure die minimaal een aantal weken (maar wanneer je klant verweer voert, soms vele maanden) duurt. Pas nadat er een uitspraak is en deze door de gerechtsdeurwaarder aan jouw klant is overhandigd, kun je beslag leggen. Dit heet ‘executoriaal beslag’.


Conservatoir beslag

Het beslag kan ook heel snel gaan, namelijk via de voorzieningenrechter. Dit heet het ‘conservatoir beslag’. Deze weg is aanzienlijk duurder en je moet bovendien aannemelijk kunnen maken dat er een goede reden is voor de haast. De reden dat je het geld hard en snel nodig hebt, is niet voldoende. Kort na het beslag zul je alsnog de juridische procedure moeten voeren. Tot na de uitspraak in die procedure (die ook weer lang kan duren) kun je het geïnde geld nog niet aan andere zaken besteden.

Is beslag leggen zinvol?

Behalve de hoge kosten, is er nog een goede reden om niet direct tot beslag over te gaan. In de praktijk blijkt beslag vaak veel minder op te leveren dan verwacht. Een inboedel brengt bij een verkoop vaak zo weinig op, dat je de kosten van de procedure, het beslag en de veiling niet terugverdient. Beslag op onroerend goed is door een tophypotheek vaak niet zinvol en de bankrekeningen waarop je beslag zou kunnen leggen, staan meestal in de min.

Beslag is dus een vergaande manier om betaling af te dwingen. Of dit de moeite waard is, verschilt per geval. Je incassopartner kan je hierover advies geven.

Meer over financiering en liquiditeit >

Hoe staat het met jouw liquiditeit?

Kun jij jouw rekeningen direct betalen?

Je bedrijf kan op papier nog zo winstgevend zijn, maar als je te maken krijgt met wanbetalers, waardoor jij jouw eigen debiteuren niet meer kunt betalen, heb je een probleem. Ben jij op de hoogte van jouw eigen liquiditeitspositie?

Meer over financiering en liquiditeit >

Definitie liquiditeit

Liquiditeit is de mate waarin jouw onderneming in staat is om direct (op korte termijn) opeisbare verplichtingen, facturen die betaald moeten worden, te voldoen zonder dat je daarvoor nieuwe financiële bronnen moet aanboren.

Oorzaken slechte liquiditeitspositie

Er kunnen veel oorzaken ten grondslag liggen aan een slechte liquiditeitspositie. Zo worden facturen vaak laat betaald, wat ervoor kan zorgen dat jij je eigen rekeningen niet kunt betalen. Op papier verdien je misschien een hoop geld, maar als er door verlate betalingen geen geld op je lopende rekening staat, kun je niet aan je betalingsverplichtingen voldoen.

De periodes waarin je geld te besteden hebt, zijn de juiste tijd om investeringen te doen. Door te wachten totdat die computer echt niet meer gebruikt kan worden en in moeilijke tijden vervangingsaankopen te doen, loop je het risico op een negatieve liquiditeitspositie.

Vergeet de Belastingdienst niet

Een geldeiser die vaak vergeten wordt is de Belastingdienst. Vergeet niet dat je na het versturen van facturen waarover je btw heft deze btw bij de eerstvolgende btw-aangifte aan de belastingdienst moet afdragen. Ook als jouw factuur nog niet is betaald door de klant, ben je verplicht om btw aan de belastingdienst te betalen. Bij de inkomstenbelasting gaat precies hetzelfde verhaal op. Het kan zijn dat je nog geld tegoed hebt van klanten, terwijl je daarover al inkomstenbelasting moet betalen.

Hoe zorg je voor genoeg liquide middelen?

Om te zorgen dat je geen extra geldbronnen aan moet boren als er een rekening op de mat valt, moet je er altijd voor zorgen dat je over voldoende liquide middelen (geld) beschikt. Een paar tips:

  1. Maak een liquiditeitsbegroting. Hierdoor heb je inzicht in je financiële situatie en weet je welke rekeningen je nog moet betalen, wanneer je btw af moet dragen, wanneer je het beste kunt investeren en of jouw klanten hebben betaald.
  2. Goed debiteurenbeheer, zo weet je zeker dat facturen op tijd betaald worden.
  3. Verbeter je cashflow en raadpleeg de cashflowtool van PostNL. Deze tool geeft je persoonlijke tips om snel verbering in je factuur- en betaalproces aan te brengen. En geeft daarnaast inzicht in hoeveel extra cash je met een goed debiteurenbeheer kunt realiseren.
  4. Zorg voor een financieel vangnet door geld te sparen of door een relatief goedkoop doorlopend krediet bij de bank.

Meer over financiering en liquiditeit >

Hoe maak ik een liquiditeitsbegroting?

Voorbeeld: wat komt er in en wat gaat er uit?

Een liquiditeitsbegroting is een schematische weergave van alle geldstromen die je bedrijf inkomen en uitgaan in een bepaalde periode. Die begroting geeft je inzicht in je toekomstige financiële situatie.

Meer over financiering en liquiditeit >

Cash is essentieel

Elk bedrijf heeft geld nodig om soepel te kunnen functioneren. Je moet de standaard facturen kunnen betalen, zoals die van de energierekening en van de ingekochte producten of diensten. Ook zullen er af en toe onverwachte uitgaven bijkomen die opgevangen moeten worden. Het is dus belangrijk dat je als bedrijf altijd over voldoende liquide middelen beschikt die direct opeisbaar zijn. Denk aan een bankrekening, contanten of bezittingen die makkelijk en snel om te zetten zijn in geld zoals aandelen. Alleen als dit het geval is, kun je betalingen soepel laten verlopen en je bedrijf draaiende houden. Partners en leveranciers houden er namelijk niet van om lang op hun geld te moeten wachten. Stel daarom een liquiditeitsbegroting op. Aan de hand daarvan kun je zien of het verstandig is om maatregelen te treffen die je liquiditeit vergroten.

Kosten en opbrengsten vs. uitgaven en inkomsten

De eerste stap naar de liquiditeitsbegroting is het begrijpen van een belangrijk verschil. Kosten zijn, in accountingtermen, niet hetzelfde als uitgaven en opbrengsten niet hetzelfde als inkomsten, ook al worden ze in de volksmond vaak als synoniemen gebruikt. Kosten en opbrengsten zijn simpel gezegd de geldbedragen die in de winst- en verliesrekening worden gebruikt om het bedrijfsresultaat te berekenen. Uitgaven en inkomsten zijn de geldstromen die een bedrijf werkelijk in- en uitgaan. Kosten en uitgaven hoeven dus niet gelijk aan elkaar te zijn. De liquiditeitsbegroting word opgesteld met uitgaven en inkomsten, de daadwerkelijke geldstromen dus.

Periode bepalen

De liquiditeitsbegroting bekijkt het bedrijf over een van tevoren vastgestelde periode. Zo kan er bijvoorbeeld gekeken worden naar de inkomsten en uitgaven over de komende maand of over het komende hele jaar. Bepaal dus voor het opstellen van de begroting welke periode voor jou van belang is. Hoe meer kleine begrotingen je maakt, van maanden in plaats van een jaar bijvoorbeeld, hoe beter je beeld is van de financiële situatie van je bedrijf.

Hoe ziet de liquiditeitsbegroting eruit?

Er zijn meerdere manieren om deze begroting op te stellen, maar een veelgebruikte vorm maakt gebruik van drie verschillende soorten inkomsten en uitgaven. Zo worden cash (lees geld) uit normale bedrijfsactiviteiten, cash uit investeringen en cash uit financiering van elkaar onderscheiden. De eerste soort geldstroom is het gevolg van dagelijkse bedrijfsactiviteiten zoals inkopen en ontvangen omzet uit verkoop. De tweede soort komt voort uit de investeringen die een bedrijf heeft gedaan zoals de investeringen in bedrijfshuisvesting of apparatuur. De verkoop hiervan kan bijvoorbeeld geld opbrengen. De laatste vorm komt voort uit financieringsactiviteiten. Dit zijn o.a. de geldstromen van en naar schuldeisers (denk aan leningen) en het aandelenkapitaal. Door alle verwachte geldstromen bij elkaar op te tellen kun je zien hoe je cashpositie naar verwachting zal veranderen.

Kennis is controle

Vergelijk na het opstellen van de liquiditeitsbegroting de netto toename in cash met je huidige cashpositie. Zo kun je zien hoe liquide je naar verwachting zal zijn in de toekomst en of het dus verstandig is om nog maatregelen te treffen. Probeer als ondernemer regelmatig een liquiditeitsbegroting op te stellen. Hoe vaker je het doet, des te groter je kennis is over je bedrijf en des te eerder je actie kunt ondernemen als de situatie uit de hand lijkt te lopen. Vergelijk tenslote ook regelmatig de begrote cijfers over een bepaalde periode met de werkelijke netto toename in cash in die periode om eventueel verwachtingen voor in de toekomst bij te kunnen schaven. Zo kun je zien of verwachtingen realistisch waren en maak je vervolgens nog preciezere schattingen.

Tips

Als je een liquiditeitsbegroting maakt, zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:

  • Betaaltermijnen van klanten kunnen lang zijn. Ondernemers moeten gemiddeld 36 dagen op hun facturen wachten.
  • Onthoud dat je geen inkomsten hebt tijdens vakanties, omdat er in deze periode geen werk wordt verzet. Neem dit mee in je planning.
  • Als ondernemer zit je vast aan periodieke betalingen. Zo moet je belastingen, lonen en huur steeds weer kunnen betalen. Vergeet deze kostenposten niet.
  • In de liquiditeitsbegroting vermeld je bedragen inclusief btw.

Meer over financiering en liquiditeit >

Bron: KVK