Identiteisbewijs

Bij Bouwend Nederland Advies komen er regelmatig vragen binnen over het kopiëren van identiteitsbewijzen van werknemers en andere arbeidskrachten op de bouwplaats. Daarom vindt u hieronder de do’s en don’ts met betrekking tot het kopiëren van ID-bewijzen. U kunt ook veel informatie vinden over dit onderwerp op de websites van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) .

Ik hoor dat ik, als onderaannemer, toch wel het BSN van mijn medewerkers moet verstrekken aan opdrachtgevers. Klopt dat?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Ben ik wettelijk verplicht om een kopie van het ID-bewijs van een werknemer te maken?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Ik heb een kopie van een ID-bewijs van een werknemer dat verlopen is in mijn loonadministratie. Moet ik de werknemer om een nieuwe kopie vragen?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Kan ik de kopie van het identiteitsbewijs van mijn werknemer gebruiken bij een inspectie door de Inspectie SZW?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Tot voor kort mochten we toch wel kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers van onderaannemers maken?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Zijn er nog eisen gesteld aan het bewaren van de identiteitsgegevens van arbeidskrachten?
Voor het antwoord op deze vraag moet u ingelogd zijn.
Voor de WKa vragen wij aan onze onderaannemers om bij de mandagenstaten kopieën van de legitimatiebewijzen mee te sturen. Mogen wij daarom vragen?

Nee, dat mag niet. Een bedrijf of organisatie mag alleen de kopie van een identiteitsbewijs maken, verzamelen en/of bewaren van andere personen dan de eigen medewerkers of indien daarvoor een wettelijke grond is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij buitenlandse werknemers van buiten de EER die vallen onder de Wet Arbeid Vreemdelingen..

Voor alle overige arbeidskrachten (zoals medewerkers van de onderaannemer zelf) is het niet geregeld in de wet. Voor de WKa geldt dat u een registratie van personen moet opnemen in uw administratie. Deze registratie van personen geldt alleen voor de werknemers die u heeft ingeleend of het werk in (onder)aanneming hebben verricht. Deze registratie van personen geldt dus niet voor bijvoorbeeld leveranciers of andere bezoekers op de bouwplaats. . Deze registratie van personen houdt in dat u de identiteit van deze werknemers moet kunnen aantonen en dat u bij houdt op welke dagen er is gewerkt en het aantal uren.

U kunt de identiteit van de ingeleende arbeidskrachten aantonen door in uw administratie de volgende gegevens op te nemen:
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
- geboortedatum;
- BSN;
- specificatie van de gewerkte uren;
- nationaliteit;
- soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de uitlener.

De administratie moet ook een duidelijke procedure bevatten waarin is opgenomen hoe de identificatie van medewerkers plaats vindt (en door welke personen), wat de manier is om het identiteitsbewijs te verifiëren en de manier van vastlegging en bescherming van deze persoonsgegevens. Deze procedure moet ten minste voldoen aan de bepalingen van de Wet beschermingspersoonsgegevens en de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens.