DAS Incasso; 8 tips om te voorkomen dat een klant niet of te laat betaalt

Door Roeland Contzé , 11 april 2016

DAS Incasso; 8 tips om te voorkomen dat een klant niet of te laat betaalt

Elke ondernemer krijgt weleens te maken met een klant die niet of te laat betaalt. Toch kunt u het risico verkleinen. Partner ledenvoordelen, DAS Incasso, adviseert:

1. Doe alleen zaken met klanten die kunnen én willen betalen
Veel ondernemers wachten lang op hun geld omdat ze zaken doen met klanten die hun betalingsverplichtingen niet na kunnen of willen komen. Terwijl dit eenvoudig te voorkomen is door een klant vooraf te checken. Bijvoorbeeld door een kredietcheck te doen.

2. Goede algemene voorwaarden voorkomen onduidelijkheid
Heldere afspraken in uw algemene voorwaarden zijn essentieel om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over de betaalafspraken tussen u en uw klanten. In uw algemene voorwaarden kunt u van alles vastleggen daarover, denk aan een betalingstermijn, uw leveringsvoorwaarden of aansprakelijkheidsbeperkingen.

3. Factureer direct en duidelijk
Hebt u een klus afgerond of product geleverd? Stuur dan dezelfde dag nog een factuur. Dit is een belangrijk communicatiemiddel tussen u en uw klant. Zorg daarom voor een complete factuur die geen ruimte laat voor onduidelijkheid.

4. Bel de factuur na
Neem zo’n 16 dagen nadat u de factuur hebt verstuurd, telefonisch contact op met de klant. Hiermee laat u zien dat u een strikt debiteurenbeheer voert.

5. Stuur een rekeningoverzicht
2 dagen na het verstrijken van de vervaldatum stuurt u een rekeningoverzicht. Dit is geen aanmaning of een herinnering, maar een overzicht van alle rekeningen die nog openstaan.

6. Herinnering uw klant aan de factuur
Nadat een klant de betalingstermijn heeft laten verstrijken, stuurt u hem nog één schriftelijke herinnering: de 14-dagen-herinneringsbrief. Dit is verplicht als de klant een consument is, maar ook aan te raden voor zakelijke klanten. Bied in de brief een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Vermeld ook alvast welke incassokosten u in rekening brengt als de klant ook na 14 dagen niet betaalt.

7. Bel uw herinneringsbrief na
7 dagen nadat u de 14-dagen-herinneringsbrief hebt verstuurd, is het goed om de brief nog even na te bellen.

8. Stuur een aanmaning
Heeft de klant 10 dagen na uw telefoontje nog steeds niet betaald? Dan stuurt u een aanmaning. Daarin geeft u de klant een deadline om te betalen – bijvoorbeeld 10 dagen – en kondigt u alvast aan dat u daarna een incassobureau inschakelt. Vermeld ook dat u de kosten daarvoor optelt bij het openstaande bedrag.

DAS Incasso helpt u graag, kijk op onze website voor meer informatie over het ledenvoordeel. U vindt hier ook veelgestelde vragen over incassozaken en voorbeeldbrieven.



Over de auteur

R.M.H. (Roeland) Contzé

Manager Ledenvoordelen