Afwikkeling van de arbeidsovereenkomst

Als u de arbeidsovereenkomst met uw medewerker hebt beëindigd, is er nog een aantal zaken waar u rekening mee moet houden om de puntjes op de i te zetten. Om het dienstverband goed af te ronden zijn er diverse zaken waar u, als werkgever, aan moet denken zoals het bepalen van de afrekening, de inlevering van eigendommen van de werkgever, getuigschrift etc.

Om het dienstverband goed te kunnen beëindigen heeft Bouwend Nederland een stappenplan ontwikkeld waarin alle administratieve en praktische zaken voor de afhandeling van een dienstverband zijn opgenomen.

U kunt het Stappenplan Uitdiensttreding werknemer hier downloaden

In de ledennieuwsbrief van 18 februari 2014 wordt er ook dieper ingegaan op dit onderwerp (klik hier om de rubriek Uw vraag, ons antwoord van de Ledennieuwsbrief van 18 februari 2014 te lezen)

1 - Getuigschrift

Daarnaast kan het zo zijn dat uw medewerker u om een getuigschrift vraagt. U bent, als de medewerker daar om vraagt, wettelijk verplicht hem dit getuigschrift te geven. U moet in een getuigschrift in ieder geval de volgende elementen opnemen:

  • aard van de werkzaamheden die de medewerker heeft verricht;
  • de arbeidsduur per dag of per week;
  • de begindatum en de einddatum van het dienstverband.

De medewerker kan aan u vragen om nog aanvullende informatie in het getuigschrift op te nemen, zoals de reden waarom het dienstverband is geëindigd, hoe de medewerker heeft gefunctioneerd en de eventuele reden van opzegging. De medewerker kan een schadevergoeding eisen als u weigert een getuigschrift af te geven dan wel onjuiste informatie verstrekt die uw ex–medewerker benadeelt.

Let op: Alleen indien de medewerker daarom verzoekt mag worden vermeld hoe de medewerker gefunctioneerd heeft en op welke wijze het dienstverband is beëindigd.

Staat u op het punt om een negatief getuigschrift af te geven, dan kunt u de medewerker waarschuwen. De medewerker kan vervolgens om een getuigschrift vragen zonder de negatieve vermelding. U kunt dit verzoek naast u neerleggen en besluiten toch een negatief getuigschrift te verstrekken.

Indien u als werkgever bewust het getuigschrift te positief of te negatief invult kan hierdoor een andere werkgever of de medewerker schade leiden. Diegene kan een vergoeding van deze schade vorderen (artikel 7:656 lid 5 BW).

Klik hier voor een Model getuigschrift

2 - Exitgesprek

U kunt veel leren van een medewerker die vertrekt. Een exitgesprek is een gesprek dat u voert met de vertrekkend medewerker. Het wordt gebruikt als een formele afsluiting van de periode waarin de medewerker bij u werkzaam is geweest. Vertrekkende medewerkers hebben de kans aan te geven hoe hun ervaringen binnen uw organisatie zijn geweest. Gebleken is dat de meeste mensen pas na enig doorvragen onder woorden (kunnen) brengen wat het eigenlijke vertrekmotief is. De gegevens die hieruit naar voren komen kunnen aanleiding zijn om uw personeelsbeleid bij te stellen of om uw bouwproces en bedrijfsvoering anders in te richten.

Bereid het gesprek goed voor. Bepaal van tevoren wat u met het gesprek wilt bereiken. Wilt u weten wat u kunt verbeteren in uw organisatie? Of wilt u de samenwerking op een prettige manier beëindigen om mogelijkheden voor de toekomst niet uit te sluiten?
U kunt uw medewerker vooraf een exit–formulier laten invullen. Dit formulier kan dienen als leidraad voor het gesprek. Tips en een checklist om een exitgesprek te voeren vindt u hier .

Checklist exitgesprek

  1. Reden(en) van ontslag
  2. Positieve aspecten van de functie
  3. Aard van het werk en werkomstandigheden
  4. De manier waarop leiding wordt gegeven
  5. Relatie met de leidinggevende en collega’s
  6. Salaris en overige arbeidsvoorwaarden
  7. Carrièreontwikkeling en opleidingsmogelijkheden (promotiegegevens erbij halen)
  8. Persoonlijke omstandigheden
  9. Voor zover nog niet aan de orde gekomen; expliciet vragen naar klachten en suggesties ter verbetering
  10. Bespreek indien u dat nodig acht eventuele verplichtingen die de medewerker na het einde van het dienstverband nog heeft (indien van toepassing), zoals geheimhoudingsbeding, non-concurrentiebeding, relatiebeding en daaraan verbonden boeteclausules.

Noteer in elk geval na afloop de hoofdzaken van het gesprek voor uzelf. U wilt natuurlijk vastleggen wat u heeft besproken maar veelvuldig aantekeningen maken verstoort het gesprek. Neem exitgesprekken niet op, dat geeft het effect van een verhoor. Werk alles zo snel mogelijk na het gesprek uit. Laat uw verslag niet in de bureaula verdwijnen. Het biedt u de mogelijkheid om verbeteringen binnen uw organisatie of afdeling door te voeren. Uit een exitgesprek kunt u veel waardevolle informatie halen.

Tot slot: u voorkomt door het houden van een dergelijk gesprek mogelijk negatieve publiciteit. Immers, een medewerker met wie u een exitgesprek heeft gehouden, zal, wanneer de arbeidsovereenkomst om een minder prettige reden geëindigd is, veelal minder rancuneus tegenover u en uw bedrijf staan. Uiteindelijk is iedereen daarbij gebaat.

Voorbeeldvragen:

  • Waarom gaat u weg?
  • Waar gaat u naar toe (wat is daar beter/anders)?
  • (Hoe) hadden wij uw vertrek kunnen voorkomen?
  • Wat maakte het werk prettig of onprettig voor u (geld, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, werksfeer, collegiale contacten enz.)?
  • Wat vond u van de manier van leidinggeven?
  • Was naar uw mening het salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie?
  • Wat is uw mening over het totale arbeidsvoorwaardenpakket bij de organisatie (toeslagen, flexibele arbeidsvoorwaarden enz.)?
  • Kunt u puntsgewijs aangeven wat u positief en negatief vond aan ons als bedrijf?
  • Kunt u voorbeelden geven van situaties die heel goed verliepen of juist mis gingen?
  • Alles overziende, kunt u aangeven hoe u uw tijd bij ons hebt ervaren?
  • Heeft u suggesties welke zaken ons bedrijf in het algemeen naar uw mening zou moeten verbeteren?

Tips exitgesprek:

  • Stel uzelf op de hoogte van de beoordelingen van de medewerker en de gang van zaken van de afgelopen periode. Informeer bij leidinggevenden en zijn/haar collega’s.
  • Zorg voor een rustige gespreksruimte. Vermijd storende invloeden, telefoontjes, binnenlopende collega’s enz.
  • Ga na welke onderwerpen en punten in het gesprek aan de orde zouden kunnen komen (in ieder geval ziekte na vertrek, zie hieronder).
  • Zorg voor een open en vertrouwenwekkend gespreksklimaat.
  • Ga na wat u en de medewerker verwachten van het gesprek.
  • Geef bij het begin van het gesprek direct het doel, de opbouw en de randvoorwaarden van het gesprek aan.
  • Concentreer u vooral op het luisteren, doorvragen en uitdiepen.
  • Toon begrip voor eventuele emoties van de medewerker over gedane zaken; laat u echter niet verleiden tot het verdedigen van beleid of personen. Doel is informatieverzameling.
  • Beperk het maken van aantekeningen; het leidt af en u mist non–verbale signalen.


Klik hier voor een Model exit formulier

 

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250