Het functioneringsgesprek

1 - Kenmerken

Vier kenmerken van het functioneringsgesprek:

  • tweezijdig gesprek
    Leidinggevende en medewerker geven in het functioneringsgesprek beiden hun mening over het functioneren van de medewerker tijdens het afgelopen jaar. Verder geven beiden hun mening over hoe de leidinggevende het afgelopen jaar aan de medewerker leiding, randvoorwaarden en ondersteuning heeft geboden.
  • resultaatgerichtheid
    Er worden afspraken gemaakt over te nemen acties van beiden en bijvoorbeeld opleidingen, samenwerking, omgaan met klanten etc.
  • ontwikkelingsgerichtheid
    Houdt in dat de medewerker en de leidinggevende zich in het functioneringsgesprek ook afvragen welke ontwikkeling de medewerker wil en kan doormaken en welke ontwikkeling het bedrijf van de medewerker vraagt, mede in het kader van de scholingsplicht
  • – Minimaal 1 keer per jaar. Afhankelijk van de afspraken kunnen vervolggesprekken gepland worden.

2 - Procedure functioneringsgesprekken

Plannen
De leidinggevende maakt een afspraak met de medewerker voor het functioneringsgesprek. Ook de medewerker kan het initiatief nemen tot een functioneringsgesprek. Neem rustig de tijd voor het gesprek en zoek een rustige locatie, zodat u afstand kunt nemen van de ‘waan van de dag’. De tijd tussen het maken van de afspraak en het daadwerkelijke gesprek dient zodanig te zijn dat er voldoende voorbereidingstijd bestaat.

Informatie verzamelen
Leidinggevende en medewerker lezen het verslag van het vorige gesprek en zo nodig de richtlijnen voor functioneringsgesprekken nog eens na.
De leidinggevende wint eventueel informatie in over het functioneren van de medewerker bij informanten. Ook informatie uit in– en externe evaluaties wordt verzameld. Alle relevante informatie dient ook bij de medewerker bekend te zijn c.q. beschikbaar te worden gesteld.

Voorbereiding onderwerpen

Goede voorbereiding is het halve werk. Beiden bedenken welke belangrijke (nieuwe) zaken zij willen bespreken in het functioneringsgesprek. Beiden geven elkaar liefst van tevoren de gespreksonderwerpen door.

Uitvoering

Het gesprek vindt plaats. Zie hierna.

Verslag

Het verslag wordt opgesteld volgens een vast patroon/format (zie voorbeeld) zodat er uniformiteit blijft. In het verslag worden belangrijke conclusies beschreven en worden alle afspraken vastgelegd. Houd het verslag bondig en stel het snel op. Teken beide voor gezien of liefst akkoord.

Bewaking afspraken
Medewerker en leidinggevende hebben beiden de verantwoordelijkheid om acties te ondernemen om de gemaakte afspraken na te komen. Wanneer duidelijk wordt dat een bepaalde afspraak, door omstandigheden, niet kan worden nagekomen dan melden beiden dit aan elkaar en wordt een nieuwe afspraak vastgelegd.

3 - Uitvoering Functioneringsgesprek

Zorg voor een rustige ruimte en voldoende tijd.

Volgorde/agenda van het gesprek:

  1. inventariseer punten van de medewerker;
  2. inventariseer punten leidinggevende;
  3. bespreek punten medewerker;
  4. bespreek punten leidinggevende;
  5. leg afspraken vast;
  6. evalueer.

4 - Model verslag functioneringsgesprek.

Functioneringsgesprekken zijn minder gestructureerd dan beoordelingsgesprekken dus is de verslaglegging ook vrijer. Hieronder staan de belangrijkste zaken die vastgelegd worden.

Datum : ............................
Naam medewerker : ............................
Naam leidinggevende : ............................

Besproken onderwerpen
Samenvatting van de besproken onderwerpen en doelen.

In ieder geval de volgende onderwerpen:

  • Evaluatie van afspraken gemaakt tijdens het vorige functioneringsgesprek.
  • Afspraken over de in het komend jaar te bereiken resultaten.
  • Afspraken over de ontwikkeling van de medewerker.
  • Overige afspraken

Acties en data.

Eventueel vervolgafspraken.

Ondertekening door medewerker en leidinggevende voor akkoord of gezien.

Klik hier om een model voor het verslag van een functioneringsgesprek te downloaden.

Klik hier voor verschillen en overeenkomsten tussen het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.

Klik hier voor adviezen voor het houden van een beoordelingsgesprek.

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250