Het Nieuwe Werken - Stappenplan

Realiseren van Het Nieuwe Werken in uw bedrijf (uw aanpak)
Het Nieuwe Werken heeft vele kanten en veel organisaties kiezen hun eigen koers en tempo. In wezen gaat het om een moderniseringsslag. Het Nieuwe Werken is een containerbegrip: als u nog niet precies weet wat Het Nieuwe Werken voor uw bedrijf kan betekenen is het goed om eerst de QuickScan te doen.

1 - Doe de QuickScan Het Nieuwe Werken:
U kunt onderstaande vragen gebruiken om snel een indruk te krijgen of Het Nieuwe Werken iets is voor uw bedrijf en medewerkers. U kunt de vragen alleen invullen of met uw managementteam. U kunt ook uw mensen bij de discussie betrekken en de vragen samen met hen invullen.

Klik hier om de Quick Scan te downloaden.

2 - Fasen invoeren Het Nieuwe Werken

Als u binnen uw bedrijf aan de slag wilt met Het Nieuwe Werken, is het verstandig dit in fasen uit te voeren:

Verkennen
Doe de quickscan of neem contact op met de adviseur sociale zaken van Bouwend Nederland in uw regio. Stel vast of er een geschikte aanleiding is om over Het Nieuwe Werken te gaan nadenken: een verhuizing, de noodzaak tot kostenbeheersing, etc.

Koers bepalen
Stel vast wat de mogelijkheden voor Het Nieuwe Werken zijn in uw bedrijf: op de bouwplaats dan wel op kantoor. Probeer zo concreet mogelijke doelen te formuleren. Aan de hand hiervan kunt u later meten of Het Nieuwe Werken heeft bijgedragen tot verbetering van uw bedrijfsvoering, kostenbeheersing, medewerkerstevredenheid, etc. Stel ook vast wat het moet opleveren en wat het allemaal mag kosten.

Inrichten
Ga in overleg met uw medewerkers om de koers nader in te vullen. Met elkaar bouwt u uw eigen optimale inrichting. Uw kunt hiervoor het werkoverleg gebruiken of een aparte personeelsbijeenkomst, al dan niet gekoppeld aan een bedrijfsuitje. Communicatie speelt vanaf het begin een grote rol: duidelijkheid over de koers, duidelijkheid wat u van uw medewerkers verwacht en wat zij van u verwachten. Neem de tijd bij het goed uitdenken van uw nieuwe werkconcepten: u moet hierbij denken in orde van grootte van enkele maanden.

Invoeren
Begeleiding en training van medewerkers en hun leidinggevende hoort bij een succesvolle introductie van Het Nieuwe Werken. Leer uw mensen om te gaan met de nieuwe werkwijzen en wijze van leidinggeven. Het zal in het begin vooral een kwestie van wennen zijn. Sta open voor suggesties om het concept te verbeteren. Vraag regelmatig aan alle betrokkenen feedback.
Voor medewerkers die voortaan ook vanuit thuis kunnen werken moet u zorgen voor goede voorlichting over de eisen die worden gesteld aan de werkplek. De medewerker op zijn beurt moet zich houden aan de afspraken die hij met u maakt over veilig thuis werken: zowel in fysieke zin als met betrekking tot de vertrouwelijkheid van gegevens.

Monitoren
Bewaak de koers: doet Het Nieuwe Werken wat het moet doen? Maakt Het Nieuwe Werken de verwachtingen waar? Moet ergens worden bijgestuurd? Kunnen de leidinggevenden meer op afstand sturen? Zijn de medewerkers tevreden over de nieuwe mogelijkheden om werk en privé te combineren? Wordt er efficiënter en effectiever gewerkt?

3 - Het Nieuwe Werken- regeling en overeenkomst medewerker (voorbeeld-formulier)

Tip aan ondernemers: Leg binnen Het Nieuwe Werken alleen het hoogstnoodzakelijke vast:

Telewerkovereenkomst
Voor medewerkers die aangeven met enige regelmaat vanuit huis te willen werken kunt u een telewerkovereenkomst sluiten. Hiermee legt u schriftelijk vast dat u toestemming geeft om dit te doen en welke afspraken zijn gemaakt over de werkplek en de faciliteiten die u verstrekt.
U kunt aan de telewerkovereenkomst eventueel eenArbochecklist en een Arbopaspoort koppelen.

Klik hier om een model Het Nieuwe Werkenovereenkomst te downloaden.

Toelichting:
In deze model-telewerkovereenkomst zijn de organisatorische en randvoorwaardelijke zaken opgenomen die de Stichting van de Arbeid aanbeveelt om in een telewerkovereenkomst te regelen. Zij benadrukt dat het een voorbeeld van een model telewerkovereenkomst betreft. Andere concrete invullingen zijn, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de onderneming en de betrokken medewerker, uiteraard denkbaar (in de tekst aangeduid met: per werkgever verschillend).

Artikel 8 geeft aan welke verplichtingen en aansprakelijkheden de werkgever heeft op het gebied van de arbeidsomstandigheden in geval van telewerken. Om deze na te kunnen komen heeft de werkgever de medewerking van de medewerker nodig. In dit voorbeeld is de verantwoordelijkheidsverdeling in artikel 10 en 11 nader vastgelegd om beide partijen meer duidelijkheid en houvast te bieden op het gebied van de risicoaansprakelijkheid.

Arbo-checklist
U kunt uw arbodienst vragen een Arbochecklist op te stellen voor de medewerkers die thuis willen werken. De medewerker moet die lijst invullen: beschikt hij over een goede werkplek (bureau, stoel, licht). Voldoet hij nog niet aan alle eisen, dan kunt u hiervoor een bijdrage geven (zie fiscale grenzen).

Arbo-paspoort
U kunt de medewerkers die willen thuiswerken door uw arbodienst laten opmeten: zij weten dan precies hoe hoog zij hun stoel en bureau thuis en op het werk moeten afstellen.