Het Nieuwe Werken en de wet: juridisch, Arbo en fiscaal

1 - Juridisch

Aan de in- en uitvoering van Het Nieuwe Werken zitten diverse juridische aspecten. Hieronder worden de voornaamste kort toegelicht.

Medezeggenschap
Als u het voornemen heeft om Het Nieuwe Werken in te voeren, kan dat betekenen dat dit hierbij tijdig de Ondernemingsraad (OR) moet worden geïnformeerd of zelfs actief moet worden betrokken op grond van de verplichtingen van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Invoering van Het Nieuwe Werken kan namelijk leiden tot besluiten die instemmingsplichtig of adviesplichtig zijn op grond van de WOR. Invoering van Het Nieuwe Werken kan bijvoorbeeld gepaard gaan met een andere verdeling van bevoegdheden binnen de organisatie of het vervallen van bepaalde functies.
Ook kan Het Nieuwe Werken belangrijke investeringen met zich mee brengen of zorgen voor een belangrijke aanpassing in de technologische voorzieningen. In dit soort gevallen kan het adviesrecht van de OR aan de orde zijn. Als er door de invoering van Het Nieuwe Werken bijvoorbeeld sprake is van een wijziging van regelingen op het gebied van werktijden, personeelsbeoordeling of –opleiding, privacy of beloning, kan sprake zijn van instemmingsrecht van de OR. De werkgever moet dan zorgvuldig handelen en vroegtijdig de juiste stappen zetten en hij mag nog niet direct tot uitvoering over gaan. Hierbij is goed advies en ondersteuning onontbeerlijk. Dit kan worden verkregen bij Bouwend Nederland of een advocaat.

Veilige werkomgeving en aansprakelijkheid
U bent als werkgever wettelijk verplicht te zorgen voor een veilige, gezonde werkomgeving voor zijn medewerkers. Hierbij moet u een beleid voeren dat dit waarborgt en u moet hierbij ook een vergaande zorgplicht in acht nemen. Indien uw medewerker bij de uitvoering van zijn werk gezondheidsklachten krijgt en daardoor schade leidt (denk bijvoorbeeld aan psychisch of lichamelijk letsel zoals een burn-out of klachten wegens repeterende bewegingen), kan hij u voor zijn schade aansprakelijk stellen. Er geldt dan op grond van het Burgerlijk Wetboek een omgekeerde bewijslast die zwaar op de werkgever rust. Het is dan namelijk aan u om te bewijzen dat u aan uw zorgplicht heeft voldaan. Kunt u dan niet, of bent u deels te kort geschoten in die zorgplicht, dan dient u de volledige schade van uw medewerker te vergoeden. Dit geldt volgens de huidige wetgeving en rechtspraak ook wanneer de medewerker zelf onzorgvuldig of nalatig is geweest.

U kunt als werkgever ook worden aangesproken op goed werkgeverschap. In de rechtspraak wordt veel aandacht besteed aan het onderwerp aansprakelijkheid van de werkgever en ook aan de verplichting om bepaalde risico’s adequaat te verzekeren. Hoewel er nog niet van een harde verplichting tot het afsluiten van een verzekering met betrekking tot Het Nieuwe Werken gesproken kan worden, lijkt die verplichting wel vaker te gelden. U doet er verstandig aan om met uw aansprakelijkheidsverzekeraar de mogelijkheden en kosten van een dergelijke verzekering te bespreken zodat u een goede afweging kan maken.

Meubilair en andere middelen of vergoedingen
Het werken met deugdelijk, ergonomisch verantwoord meubilair en andere geschikte middelen, is van groot belang in het kader van de zorgplicht. U kunt, binnen de fiscale mogelijkheden, aan de medewerker geschikt (o.a. verstelbaar) kantoormeubilair verstrekken. Zie hiervoor het onderdeel fiscale faciliteiten thuiswerkplek.

Als werkgever dient u rekening te houden met de fiscale wetgeving die met Het Nieuwe Werken samenhangt. Denk voorbeeld aan de eerder genoemde regels met betrekking tot de verstrekking van thuiswerkplekken of andere bedrijfsmiddelen, maar ook aan regels met betrekking tot onkosten- of reiskostenvergoedingen, zoals de werkkostenregeling.

Arbeidstijden
De Arbeidstijdenwet regelt welke wettelijke maximale arbeidstijd en welke minimale rusttijd moet worden aangehouden. Daarnaast kent ook de Cao voor de Bouwnijverheid regels over arbeidstijd. Bij Het Nieuwe Werken moet door de werkgever met al deze regels rekening worden gehouden. Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) kan controles uitvoeren op de naleving van deze wet en bij overtreding aan de werkgever boetes opleggen.

Overeenkomst met de medewerker
In de praktijk blijkt dat de huidige wet- en regelgeving nog niet altijd goed is ingericht op Het Nieuwe Werken, vooral waar het Arboregels, verlofregels en regels met betrekking tot arbeids- en rusttijden betreft. Dit betekent dat de regels die er zijn, zo goed mogelijk moeten worden nageleefd en dat daarnaast goede afspraken met de medewerker moeten worden gemaakt over Het Nieuwe Werken. Deze kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in een thuiswerkovereenkomst met de medewerker. Goed onderling overleg en goede onderlinge verhoudingen en vertrouwen zijn dan ook een must. Klik hier voor een model-telewerkovereenkomst opgenomen die door de Stichting van de Arbeid (STAR) is opgesteld en door u als hulpmiddel kan worden gebruikt.
In de Cao voor de Bouwnijverheid zijn nog geen concrete regels opgenomen over Het Nieuwe Werken. Wel is vastgelegd dat een studie wordt gestart naar de mogelijkheden om de werktijden en werkvormen meer af te kunnen stemmen op de behoeften van zowel werkgever als medewerkers. In dat kader wordt onder meer een aantal pilots gestart. Het is raadzaam dat u zich goed laat informeren over de juridische aspecten in uw situatie wanneer u wilt starten met Het Nieuwe Werken. Of als u in de praktijk tegen bepaalde vraagstukken aanloopt. Raadpleegt u dan tijdig Bouwend Nederland of een advocaat.

2 - ARBO

Op u als werkgever rust een zware zorgplicht rust waar het een veilige, gezonde werkomgeving betreft en dat u een beleid moet voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsvoorwaarden. Hierbij houdt u ook rekening met persoonlijke eigenschappen van de medewerker. De werkomgeving kan onder Het Nieuwe Werken ook een thuiswerkplek zijn. Daarnaast kan in sommige gevallen ook op andere locaties gewerkt worden. Het Nieuwe Werken is immers tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit maakt dat u als werkgever niet altijd goed zicht heeft op hoe de medewerker werkt, in welke omstandigheden of hoe lang. De Arbowet is echter wel van toepassing op alle medewerkers, ook wanneer deze thuiswerken. Deze wet laat werkgevers soms enige ruimte om zelf tot afspraken te komen met de medewerkers.

Het Arbobesluit, dat veel gedetailleerder is, is op de thuiswerkende medewerker alleen van toepassing wanneer dit bij de betreffende bepaling van het besluit is aangegeven. Hierbij valt te denken aan bepalingen over geestelijke en fysieke belasting, beeldschermwerk en arbeids-middelen. U stelt geschikt meubilair en geschikte middelen ter beschikking dan wel u ondersteunt de medewerker bij de aanschaf daarvan. U kunt ook een deskundige inschakelen om de werkplek van de medewerker te controleren en aanbevelingen te doen voor te nemen maatregelen.

RI&E
U inventariseert en evalueert de risico’s van Het Nieuwe Werken. Hiertoe stelt u een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) op. Hierbij moet dan ook de thuiswerkplek worden betrokken. Indien blijkt dat de werkplek nog niet aan de eisen voldoet, dan zullen aanpassingen moeten worden verricht. U bent niet verplicht deze aanpassingen te vergoeden, maar u kunt dit wel doen. Hiertoe zijn fiscale regels opgesteld.

Instructies en toezicht
U geeft duidelijke instructies aan uw medewerkers over het instellen van zijn werkplek en het gebruik ervan of andere aspecten die met Het Nieuwe Werken samen hangen, zoals een juiste houding en het tijdig nemen van rust. Denk hierbij bijvoorbeeld aan instructies over de instelling van een verstelbare stoel en de hoogte van een bureau of de afstand tot het beeldscherm van de computer. Eenmalig deze instructies geven is niet voldoende. De instructies moeten regel-matig herhaald worden en u doet er verstandig aan deze met uw medewerker door te spreken. De aan de medewerker verstrekte informatie moet vastgelegd worden in het personeelsdossier.

U heeft doorgaans weinig zicht op de wijze waarop de medewerker thuis- of elders dan op kantoor van de werkgever werkt. U kunt de medewerker niet verplichten om een huisbezoek en inspectie van de werkplek toe te staan. U en uw medewerker kunnen in het kader van Het Nieuwe Werken wel in goed onderling overleg en in redelijkheid wel afspraken maken over dit soort aspecten. Zo kan bijvoorbeeld afgesproken worden dat bij de start ter plekke instructies worden gegeven en de werkplek wordt ingesteld of dat de medewerker foto’s opstuurt van zijn werkplek, zodat u deze, al dan niet met een deskundige, kunt beoordelen.

Vastleggen afspraken
U doet er verstandig aan, afspraken die met uw medewerker in het kader van Het Nieuwe Werken gemaakt worden, vast te leggen en de medewerker daarvoor te laten tekenen. Bij invoering van Het Nieuwe Werken moet bedacht worden dat niet iedere medewerker even goed is in het aangeven van grenzen en het aanbrengen van een goede balans tussen werk en privé-activiteiten. Overbelasting kan een gevaar vormen. Het is uiteraard aan de medewerker om dit in de gaten te houden, maar u heeft hierin ook een duidelijk rol. Als werkgever die Het Nieuwe Werken toepast, moet u met uw medewerkers tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken aandacht besteden aan Het Nieuwe Werken. U overlegt bijvoorbeeld met uw medewerker of deze knelpunten tijdens het werk ervaart en indien dit zo is, zoekt u samen naar oplossingen.

Controles door de overheid
Inspectie SZW kan besluiten thuiswerkplekken te controleren op naleving van de regels. Hiervoor is toestemming van de medewerker niet nodig. Bij overtreding kan een boete worden opgelegd aan de werkgever. In sommige gevallen is matiging van de boete mogelijk, maar dan moet de werkgever de risico’s voldoende in kaart hebben gebracht, geschikte maatregelen ge-nomen hebben en instructies gegeven hebben.

Raadpleeg Bouwend Nederland of een advocaat wanneer u overweegt Het Nieuwe Werken in te voeren of wanneer u vragen heeft over de uitvoering in de praktijk of tegen concrete problemen aanloopt.

3 - Fiscale faciliteiten thuiswerkplek

Het Nieuwe Werken heeft ook fiscale gevolgen, met name als het gaat om: (a) de inrichting van de werkplek thuis; (b) de laptop, tablet en mobiele telefoon; en (c) de vergoeding van internet thuis.

Met ingang van 1 januari 2015 is de overgangsregeling voor de werkkostenregeling beëindigd. Dat betekent dat alle werkgevers per die datum onder de werkkostenregeling vallen.

Onder de werkkostenregeling geldt dat voor werkplekvoorzieningen die door u ter beschikking worden gesteld aan de medewerker en die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt bij een voldoende zakelijk gebruik op nihil mogen worden gewaardeerd. Dergelijke voorzieningen verbruiken dan geen forfaitaire ruimte, ondanks dat de posten wel als forfaitposten zijn gekwalificeerd. Onder de werkkostenregeling is de thuiswerkplek niet als een werkplek aangemerkt.

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt met ingang van 2015 het zogenaamde “noodzakelijkheidscriterium”. Dit criterium vervangt de centrale plek van de werkplek binnen de werkkostenregeling voor deze beperkte groep van voorzieningen. Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen van deze zaken zijn gericht vrijgesteld als aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan. Dat is het geval als:

  • De voorziening is naar uw redelijk oordeel noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De belastingdienst zal in beginsel uw oordeel over de noodzakelijkheid volgen en zal moeten aantonen dat de voorziening niet noodzakelijk is;
  • De kosten van de voorziening voor uw rekening komen en niet, bijvoorbeeld in de vorm van een cafetariaregeling, worden doorbelast aan de werknemer;
  • Bij het einde van het dienstverband of als de werknemer de voorziening niet langer nodig heeft voor het vervullen van de dienstbetrekking moet de werknemer de voorziening teruggeven of de restwaarde aan u betalen. Als dat niet gebeurt, dan is de restwaarde loon van de werknemer dat kan worden aangewezen als een eindloonbestand-deel. In dat geval komt de restwaarde ten laste van de vrije ruimte van de werkkosten-regeling (2015: 1,2% van de fiscale loonsom).

Het eventuele privégebruik van de voorziening is niet belast. Noodzakelijk betekent dat uw werknemer zonder de voorziening het werk niet goed kan uitoefenen. De werknemer heeft de voorziening nodig voor zijn werk en gebruikt deze ook in de praktijk. De mate van zakelijk gebruik is in beginsel niet van betekenis. Het opstellen van een reglement is een handig hulpmiddel bij het vormen van uw oordeel dat een bepaalde voorziening gezien de werkzaamheden van de werknemer noodzakelijk is.

Voorbeelden van gereedschappen zijn het pneumatisch nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van de timmerman of de kwast van de schilder. De nietjes van de timmerman of de verf van de schilder zijn geen gereedschappen. Onder computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vallen pc’s, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, printers maar ook dataverkeer, zodat een vergoeding voor het noodzakelijk gebruik van internet thuis gericht is vrijgesteld. Dat geldt ook als u het internet thuis aan de medewerker verstrekt.

Voor de inrichting van de werkplek thuis, bijvoorbeeld een bureau en een bureaustoel geldt geen gerichte vrijstelling, omdat deze niet als een gereedschap kunnen worden gezien en niet op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Immers, de thuiswerkplek is voor de werkkosten-regeling geen werkplek. Deze voorzieningen zijn loon van de werknemer, waarop de normale inhoudingen moeten worden gedaan. Eventueel kunt u dit loon onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor arbovoorzieningen, zoals een ergonomisch bureau en een ergonomische bureaustoel, die u op de thuiswerkplek aan de medewerker ter beschikking stelt geldt een uitzondering. Voor arbovoorzieningen, die zijn opgenomen in het arbo-plan, geldt een zogenaamde nihilwaardering. Dat betekent dat de voorziening geen forfaitaire ruimte verbruikt. Overigens is per januari jl. het begrip werkplek opgerekt tot die plaatsen waar de werkgever zijn arbobeleid uitvoert. Dat zou dus ook op de thuiswerkplek kunnen zijn, mits een en ander is opgenomen in het arboplan.


Meer informatie over de fiscale aspecten van Het Nieuwe Werken treft u aan op www.belastingdienst.nl.