Kopiëren van ID-bewijzen van werknemers van een onderaannemer en zzp’ers

Sinds 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. Deze vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). In 2015 hebben de Eerste en Tweede Kamer de Wet meldplicht datalekken en de uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid College bescherming persoonsgegevens (nu Autoriteit Persoonsgegevens) aangenomen.

De AVG (en voorheen de WBP) verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers, maar tot 2016 stonden er hier geen sancties op. Omdat de Wet Ketenaanpsrakelijkheid wel vereist dat er gegevens genoteerd worden van werknemers van ondernemers op sanctie van een boete, werden er door (hoofd)aannemers, voor het gemak wel kopieën gemaakt van hun ID-bewijzen.

Sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de AVG/ WBP gewijzigd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Daarom adviseert Bouwend Nederland nu om géén kopieën van ID-bewijzen te maken als daar geen wettelijke verplichting voor is (bijv. in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen of voor eigen werknemers).

Per 1 januari 2017 is de "Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN" gewijzigd. Hierin is nu specifiek opgenomen dat de uitlener of onderaannemer de BSN van de door haar op het werk ingezette werknemers verstrekt aan de inlener/aannemer. Met deze wijziging is voorzien in een juridische basis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens eist om BSN te mogen verzamelen, verstrekken en verwerken. Deze BSN-verstrekking is nodig om een beroep te kunnen doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid. De wijziging zorgt er ook voor dat de inlener/aannemer het BSN niet zelf bij de werknemers hoeven op te vragen, maar dit op een efficiëntere manier bij de uitlener/onderaannemer kunnen doen waarbij het risico op fouten geringer is.

Let op! het bewaren van deze persoonsgegevens moet wel voldoen aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens (klik hier). Ook geldt er sinds 1 januari 2016 een Meldplicht Datalekken.
Hoofdregel.

Let op! Het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de WKa is toegestaan onder de AVG op basis van de grondslag wettelijke verplichting.

Meer informatie over de AVG vind u op onze themapagina AVG (klik hier)

Uitzondering arbeidskrachten van buiten de EU

Er is één uitzondering op de hoofdregel die hierboven is uitgelegd, te weten inleenkrachten buiten de EER-zone:als een ingeleende werknemer niet de nationaliteit bezit van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER) is de inlener op grond van de Wet arbeid vreemdelingen verplicht een kopie van het identiteitsbewijs op te nemen in zijn administratie.

ZZP’ers

Tot 1 mei 2016 moest u een kopie of scan van het identiteitsbewijs maken van de ingehuurde zzp’er als hij een Verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR-wuo) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de VAR per 1 mei 2016 is dat nu ook verleden tijd.

U mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de zzp’er in uw administratie opnemen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.

Overigens moet u wel de identiteit van de zzp’ers op uw bouwplaats controleren (verificatieplicht). U mag daarbij echter geen identiteitsgegevens (BSN) overnemen. Wel neemt u het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel en het btw-nummer op in uw administratie.

Wat betekent dit voor u?

Huurt u een onderaannemer in, dan 

  • Mag u geen kopie van het ID-bewijs van de werknemers van een onderaannemer vragen of maken;
  • Mag u wel van de onderaannemer vragen of hij de BSN op de mandagenstaten vermeld (wijziging Uitvoeringsregeling verplicht gebruik per 1 januari 2017) op voorwaarde dat de wijze waarop met de mandagenstaten wordt omgegaan voldoet aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens;
  • Mag u wel de identiteit controleren van de werknemers van de onderaannemer die bij u op de bouwplaats werken;
  • Mag u wel de persoonsgegevens van de werknemers van de onderaannemer overschrijven.

Bent u onderaannemer, dan

  • Mag u geen kopie van het ID-bewijs of andere persoonsgegevens van uw eigen werknemers verstrekken aan uw opdrachtgever;
  • Mag u wel BSN noteren op de mandagenstaten (wijziging Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN per 1 januari 2017) op voorwaarde dat de wijze waarop met de mandagenstaten wordt omgegaan voldoet aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens;
  • Mag u wel tegen uw werknemers zeggen dat zij zich moeten kunnen identificeren op de bouwplaats waar zij werken en dat de opdrachtgever gegevens mag overnemen van hun ID-bewijzen.

Als u nog vragen heeft over dit onderwerp, neem dan contact op met Bouwend Nederland Advies (t. 079 3 252 250 of e. advies@bouwendnederland.nl )

Interessante documenten:

Interessante artikelen:

Interessante links:

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250