Opdrachtbevestiging in plaats van overeenkomst?

Het sturen van een opdrachtbevestiging is slechts in een beperkt aantal gevallen zinvol. Het is verstandiger te werken met een (standaard) overeenkomst die door beide partijen ondertekend wordt. Zo weet u zeker wat partijen hebben afgesproken. Het verkrijgen van een opdracht, waarbij geen aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en waarbij geen sprake is van een door beide partijen ondertekend contract, verloopt doorgaans als volgt:

  1. Uitnodiging tot het doen van een aanbieding door de opdrachtgever
  2. Uitbrengen offerte door opdrachtnemer
  3. Verlenen van de opdracht door opdrachtgever
  4. Opdrachtbevestiging door opdrachtnemer

Opdrachtbevestiging niet nuttig

In de volgende situaties is een opdrachtbevestiging niet nuttig:

  • Een overeenkomst komt tot stand als er wilsovereenstemming is tussen partijen. Ofwel: nadat een aanbod zonder voorwaarden en binnen de gestanddoeningstermijn (de termijn van geldigheid van de offerte) is aanvaard. Dat betekent in veel gevallen dat na stap 3 de overeenkomst al tot stand is gekomen. Stap 4, de opdrachtbevestiging, biedt in dat geval geen meerwaarde.
  • Opdrachtbevestigingen zijn ook niet zinvol als partijen een schriftelijk contract hebben ondertekend. Dat contract regelt dan immers wat tussen partijen is afgesproken. Sommige opdrachtnemers maken gebruik van een ‘vrijblijvende’ offerte en denken daarmee pas aan een opdracht vast te zitten als ze de opdracht hebben bevestigd. Dit klopt echter niet! Als u ‘vrijblijvend’ offerte hebt gedaan op basis waarvan opdracht wordt verstrekt, kunt u er nog vanaf als u direct reageert en aangeeft dat u de offerte herroept. Reageert u niet, dan bent u gewoon gebonden aan de overeenkomst die op basis van de 'vrijblijvende' offerte is ontstaan.

Opdrachtbevestiging wel nuttig

Er zijn situaties waarin een opdrachtbevestiging nuttig is:

  • In de opdrachtverlening stelt de opdrachtgever nieuwe voorwaarden: in feite doet de opdrachtgever dus een nieuw aanbod. Pas wanneer dit nieuwe aanbod door een opdrachtbevestiging is aanvaard, komt de overeenkomst tot stand.
  • In plaats van een concrete offerte heeft u een indicatieve prijsopgave uitgebracht, waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat de uitnodiging niet concreet genoeg was of u niet de mogelijkheid heeft gehad het werk tot in detail uit te rekenen. In dat geval kan in feite geen opdrachtverlening volgen; immers, waarvoor wordt dan opdracht verleend? Mocht toch een opdrachtverlening volgen, waarbij de opdrachtgever aangeeft wat hij of zij concreet verwacht voor de aangeboden prijs, dan kan een opdrachtbevestiging de cirkel van aanbod en aanvaarding alsnog afronden. Na opdrachtbevestiging onstaat dan een overeenkomst.

Probleemsituaties rond opdrachtbevestiging

Problemen kunnen ontstaan als de cirkel van aanbod en aanvaarding niet gesloten is. Bijvoorbeeld als bij opdrachtverlening nieuwe voorwaarden worden gesteld die niet bevestigd zijn. Denk aan een boete bij niet-tijdige oplevering. U heeft, als opdrachtnemer, deze niet bevestigd of ontkracht. Toch bent u gestart met de werkzaamheden en worden de termijnfacturen door de opdrachtgever betaald. Stel dat in dit voorbeeld de oplevertermijn overschreden wordt en de boete wordt opgelegd. U geeft aan dat u nooit akkoord bent gegaan met deze boete, dus dat deze tussen partijen niet is overeengekomen. De opdrachtgever geeft aan dat zij opdracht heeft verstrekt onder de voorwaarde dat er een boete zou gelden bij te late oplevering.

Wie heeft in dit voorbeeld de beste papieren? Waarschijnlijk de opdrachtgever: door niet te reageren op de extra voorwaarde, maar in plaats daarvan te starten met de werkzaamheden, heeft u door uw feitelijke gedraging de aanvullende voorwaarde van de opdrachtgever aanvaard. U kunt hooguit achteraf nog proberen een beroep te doen op de onredelijkheid ervan. Zorg voor een schriftelijk contractstuk!

Alle problemen met aanbod en aanvaarding zijn eenvoudig op te lossen door de afspraken vast te leggen in een schriftelijk contractstuk dat door beide partijen ondertekend wordt. Partijen worden zo gedwongen om hun bedoeling duidelijk op papier te zetten. Ook de vraag welke algemene voorwaarden nu eigenlijk van toepassing zijn, wordt hiermee eenduidig beantwoord.

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250