Personeelsdossier

Inhoud individueel personeelsdossier

Hier vind u meer informatie over dit onderwerp en alles wat daar onder valt.

Inhoud salarisdossier

Hier vind u meer informatie over dit onderwerp en alles wat daar onder valt.

Nut en noodzaak van een personeelsdossier

Een personeelsdossier van belang om bij te kunnen houden hoe de arbeidsrelatie tussen u en uw werknemer verloopt vanaf het moment van de indiensttreding (opstellen en bewaren van de arbeidsovereenkomst en eventuele opvolgende overeenkomst) tot en met het einde van de arbeidsovereenkomst. U kunt bijvoorbeeld de ontwikkeling en de loopbaan van uw werknemer bijhouden, zijn functioneren vastleggen en uw beoordelingen van de werknemer opslaan. Ook afspraken die u met de werknemer maakt over salaris, werktijden, zijn werkzaamheden of een plan ter verbetering van het functioneren en dergelijke, dienen in het dossier te worden vastgelegd. Op die manier heeft u op een plaats alle relevante informatie over de arbeidsrelatie bij elkaar.

Onderbouwing van beslissingen

Ook bij ontslag is een goed personeelsdossier van belang. Met ingang van 1 juli 2015 wordt door de kantonrechter in het geval van disfunctioneren het personeelsdossier strenger beoordeeld. U dient allereerst de werknemer tijdig te laten weten dat hij niet goed functioneert. De werknemer moet vervolgens voldoende tijd krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Het gebrekkige functioneren mag bovendien niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor arbeidsomstandigheden. Ook mag het disfunctioneren niet het gevolg zijn van een gebrek aan scholing. Tot slot dient te worden onderzocht of herplaatsing, al dan niet door middel van scholing, tot de mogelijkheden behoort. De rechter toetst of aan alle vereisten is voldaan. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd. Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen.

Wettelijke verplichting

Bepaalde wetten op het gebied van de sociale zekerheid en fiscale wetgeving verplichten u ook als werkgever personeelsgegevens bij te houden en gedurende een bepaalde tijd te bewaren. Dit is belangrijk omdat u dan, wanneer dat nodig mocht zijn, verantwoording kunt afleggen tegenover bijvoorbeeld de Belastingdienst over de fiscale inhoudingen of om een eventuele vordering van een werknemer te kunnen weerleggen.

Op 25-5-2018 is de AVG ingegaan. Dit betekent dat er rekening gehouden moet worden met verschillende (wettelijke) bewaartermijnen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het document over bewaartermijnen op  de themapagina over de AVG: http://www.bouwendnederland.nl/avg/modellen-en-hulpmiddelen


Wat moet een personeelsdossier bevatten?

Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers. Wij onderscheiden twee soorten dossiers die hierna behandeld worden namelijk het:

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250