Sollicitatiegesprek

Het sollicitatiegesprek wordt vaak met een sollicitatieteam gehouden. Het voordeel van een selectiegesprek met meerdere teamleden is, dat u een completer beeld van de sollicitant krijgt. Elk teamlid kan ergens specifiek op letten. Het is wel handig om van tevoren af te spreken wie waarop let.
U kunt hierbij ook gebruik maken van externe deskundige(n), bijvoorbeeld uw accountant bij de sollicitatie van een boekhouder of administrateur.

Hierna beschrijven wij de verschillende stappen bij het sollicitatiegesprek:

 

1 - Voorbereiding en valkuilen

Voorbereiding
Hierbij gaat het om de voorwaarden die een gunstig gespreksklimaat bevorderen. We noemen:

  • Reserveer voldoende tijd voor het gesprek. Niets is zo storend als het moeten afbreken van het gesprek, omdat bijvoorbeeld een andere afspraak moet worden afgehandeld.
  • Zorg voor een rustige gespreksomgeving. Dit kunt u bereiken door ongewenste geluiden en beelden zoveel mogelijk te elimineren. Waak dus voor voorbijlopende mensen, het geluid van radio’s op andere afdelingen, telefoontjes, bezoekers en binnenkomende secretaressen.
  • Controleer uw stukken voor het gesprek. De informatie moet compleet en geverifieerd zijn evenals de vragenlijsten.
  • Bereid uw vragen voor, liefst in de open vorm. Klik hier voor de vragenchecklist.

Valkuilen

  • Het sollicitatiegesprek heeft voor selecteurs enkele valkuilen: 
    Een veel gebruikte selectietruc is om kandidaten een lastige case voor te leggen en dan te vragen hoe zij in een dergelijk geval zouden reageren. Toch is dit geen goed selectie-instrument, omdat zo sociaal wenselijke antwoorden worden uitgelokt. Bovendien wordt eerder de fantasie van de kandidaat getoetst dan de manier waarop deze in de praktijk handelt. Beter is te vragen naar eigen ervaringen van de sollicitant die vergelijkbaar zijn met situaties in uw bedrijf. Zie ook de voorbeeldvragenlijst onder 5 en de webpagina over selectiemiddelen.
  • U kunt sommige vragen beter vermijden. De eerste categorie zijn suggestieve vragen, zoals: “Vindt u ook niet dat” en “U bent toch zeker niet van plan om”.
    Ook gesloten vragen, die alleen maar met ja of nee beantwoord kunnen worden, kunt u beter niet stellen. Bijvoorbeeld: “Hebt u een HBO-opleiding gevolgd?” U kunt dan beter vragen: “Welke opleiding hebt u gevolgd?” of “Wat is uw hoogst genoten opleiding?”.

2 - Introductie

De introductie is het eerste onderdeel van het gesprek. De functie van dit onderdeel is de interviewer en sollicitant aan elkaar te laten wennen. De sollicitant is vaak gespannen en let erg op wat hij zegt en doet. De interviewer heeft vaak meer ervaring met dit soort gesprekken en wordt door de sollicitant vaak gezien als een autoriteit. U kunt de sollicitant op zijn gemak stellen door bijvoorbeeld belangstelling te tonen: "Hoe was de reis?" etc., niet afstandelijk te zijn, een stoel aan te bieden, zorgen voor koffie, thee of andere dranken. Het lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten door routine of drukte. De aanwezigheid van meer personen kan de sollicitant de indruk geven voor een tribunaal te staan. Introduceer een ieder persoonlijk.

3 - Agenda/procedure

Deze korte uiteenzetting is bedoeld om de sollicitant te vertellen welke onderwerpen aan bod komen tijdens het gesprek en hoe de procedure van het sollicitatiegesprek verloopt. Vervolgens kunt u vertellen wat voor type organisatie uw bedrijf is, wat zij doet, wie er werken en hoe er gewerkt wordt.

4 - Het gesprek zelf

In het algemeen gaat zo’n gesprek over: het werk (circa 40 minuten), de opleiding (10 minuten), de thuissituatie (10 minuten), het sociale functioneren (5 minuten), hoe kijkt de sollicitant tegen zijn eigen kunnen aan? (10 minuten). Om het gesprek goed te kunnen voeren, kunt u gebruik maken van de checklist sollicitatiegesprek. Op dit formulier staat een aantal punten die u langs kunt gaan om een goed totaalbeeld te krijgen. Bovendien kunt u hierop een aantal punten van de sollicitant noteren. Aan het einde van alle gesprekken is het dan niet moeilijk om een totaaloverzicht te verkrijgen. Verder is het goed om op het sollicitatieformulier iets specifieks aan te geven van de sollicitant, dit kan bijvoorbeeld iets aan zijn/haar uiterlijk zijn of een bepaald gedrag wat zich steeds weer herhaalde. Zo kunt u zich na bijvoorbeeld 15 sollicitanten nog herinneren met wie u als eerste een gesprek heeft gehad.

5 - Vragen checklist

1. Motieven voor sollicitatie:

Waarom is deze functie aantrekkelijk voor de sollicitant?
Wat lijkt de sollicitant positief en wat minder?

2. Doornemen van het Curriculum Vitae (cv):

de genoten opleiding
– Waarom heeft de sollicitant gekozen voor een bepaalde opleiding?
– Hoe verliep de opleiding?
– Welke vakkenpakketten/studierichting heeft hij/zij gekozen?
– Welke ambities, bijvoorbeeld het volgen van studies, heeft de sollicitant?


het arbeidsverleden inclusief huidige functie
– Welke functies heeft de sollicitant voor de huidige functie vervuld?
– Waarom waren er veranderingen (of juist geen veranderingen)?
– Wat beviel de sollicitant het best in deze functies?
– Waaruit bestaan exact de huidige werkzaamheden?
– Welke werkzaamheden bevallen de sollicitant tot nu toe goed en welke minder?


onduidelijkheden
– Waar zitten ‘gaten’ (niet ingevulde periodes) in het cv?

3. Inhoud van de functie en de functie-eisen:

Aan welke functie-eisen kan de sollicitant goed voldoen?
Aan welke minder (sterke en zwakke kanten)?
Waarop baseert de sollicitant dat?

Kan de sollicitant voorbeelden geven van soortgelijke situaties waarin hij/zij heeft gewerkt?


6 - Afronding

U geeft in het kort een samenvatting van de sollicitatieprocedure en vertelt wat er met de resultaten van het gesprek wordt gedaan. U spreekt af wanneer de sollicitant bericht krijgt over een vervolggesprek of over het resultaat van de selectieprocedure.

7 - Vastlegging

Aan het eind van het gesprek verdient het aanbeveling om direct te noteren aan welke eisen de sollicitant voldoet. Zo mogelijk legt u uw indrukken vast. De eerste indruk van de sollicitant mag geen enkele rol spelen bij een beschrijving van de sollicitant. Uit onderzoek is gebleken dat selecteurs een natuurlijke neiging hebben binnen vijf minuten tot ‘ja’ of ‘nee’ te besluiten. Het beste is dat u uw definitief oordeel opschort, totdat u alle kandidaten hebt gesproken en op basis van uw notities een vergelijking hebt kunnen maken.

9 - Keuze bepalen

Na de gesprekken moet u besluiten wie de meest geschikte kandidaat is. Accepteert de kandidaat de functie, dan moet de aanstelling worden geregeld en andere sollicitanten worden afgewezen. Deze afwijzing moet natuurlijk ook op zakelijke wijze en met redenen omkleed worden gedaan. Het laatste is vaak niet gemakkelijk, omdat afwijzing vaak op basis van indrukken of intuïtie gebeurt.

Let op: Op 25-5-2018 is de AVG van kracht geworden. Dit betekent dat de gegevens van sollicitanten niet langer dan 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard mogen worden, tenzij de sollicitant toestemming geeft om deze langer te bewaren.

 

Contactpersoon

Bouwend Nederland Advies

advies@bouwendnederland.nl, 079 - 3 252 250