Verzuimbegeleiding

Ook buiten concrete ziekteperiodes om kan het nuttig zijn met medewerkers te praten over verzuim. Verzuim kan ook een onderwerp zijn bij individuele functioneringsgesprekken. Het kan een onderwerp zijn voor een werkoverleg. U bespreekt dan de verzuimcijfers van het bedrijf en de gevolgen die dit heeft voor de onderneming.

Als werkgever of leidinggevende moet u dus proberen de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te helpen. Dit doet u met name via actieve verzuimbegeleiding, waarbij u regelmatig contact houdt en gesprekken voert met de zieke medewerker. De ervaring leert namelijk dat regelmatig contact, het blijk geven van belangstelling, het betrokken houden van de medewerker bij het reilen en zeilen van de afdeling een snelle terugkeer van de medewerker bevorderen. Actieve verzuimbegeleiding is dus heel belangrijk; in de Wet verbetering Poortwachter staat dit re-integratie–instrument zelfs centraal. Als leidinggevende is uw inzet op dit punt essentieel. We geven u hierbij enkele handvatten voor het voeren van gesprekken.

Op verschillende momenten van het ziekteverzuim heeft u contact met de zieke medewerker:

  1. bij de ziekmelding;
  2. tijdens het ziekteverzuim;
  3. bij de hersteld melding;
  4. bij kortdurend frequent ziekteverzuim.

De gesprekken die uit deze contactmomenten voortvloeien, dienen elk een ander doel. Zo is het doel van het eerste gesprek, namelijk bij de ziekmelding, vooral het tonen van belangstelling, terwijl het gesprek bij frequent kort verzuim vooral het vinden van aan het werk gerelateerde oorzaken is. Voor alle gesprekken gelden echter onderstaande uitgangspunten.

Algemene uitgangspunten bij verzuimgesprekken

  1. Bereid het gesprek goed voor.
    Een goede voorbereiding is uitermate belangrijk. Voer het gesprek als het ware met uzelf. Verplaats u in de ander en probeer na te gaan wat er achter het verzuim zou kunnen zitten. Bedenk alvast wat u wilt zeggen of vragen. Sta stil bij de wijze waarop u dat gaat doen.
  2. Luister goed.
  3. Breng rust in het gesprek.
  4. Reageer niet verdedigend.
  5. Laat de ander in zijn waarde.
  6. Probeer eventuele irritaties in toom te houden.
  7. Schep helderheid bij onduidelijkheden en leer vage gedachten te benoemen.
  8. Probeer vooroordelen achterwege te laten.
  9. Wees u bewust van uw machtspositie.

1 - Richtlijnen gesprek ziekmelding

  • Geef blijk van belangstelling en betrokkenheid.
  • Wees correct en vriendelijk.
  • Probeer te achterhalen wat er aan de hand is (door het stellen van open vragen). Heeft de ziekte soms een relatie met het werk? Let wel: de medewerker is niet verplicht om met u over de aard van zijn ziekte te praten.
  • Vraag naar de vermoedelijke duur. Het is belangrijk dat u zo snel mogelijk te weten komt hoe lang het ziekteverzuim naar verwachting gaat duren. Want zodra duidelijk is dat de medewerker voor langere tijd ziek is, moet u een re-integratiedossier aanleggen en in de zesde week van het verzuim moet de bedrijfsarts op uw verzoek een verzuimanalyse en re-integratieadvies opstellen.
  • Laat merken dat u bereid bent eventuele problemen op te lossen. Vraag wat u kunt doen.
  • Vraag wat er op het werk geregeld moet worden. Moeten er werkzaamheden worden overgedragen of afspraken worden verzet?
  • Maak afspraken over verder contact: wanneer spreekt u elkaar weer, hoe vaak neemt u contact met elkaar op, wie neemt het initiatief, stelt de medewerker huisbezoek op prijs? De afspraken hierover dienen niet vrijblijvend te zijn. Denkt de medewerker binnen een week beter te zijn, dan kunt u hem vragen u te bellen als het verzuim toch langer duurt.

De medewerker mag zich niet door u gedwongen voelen uitspraken te doen over de aard en de oorzaak van de ziekte. Dit heeft het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) bepaald. In het ziekmeldingsgesprek gaat het niet om de medische kant van de ziekte, maar om de belangstelling voor de medewerker en de gevolgen van de afwezigheid voor het werk. U heeft immers informatie nodig om het werk goed te organiseren nu er een medewerker is uitgevallen en om iets aan mogelijke oorzaken in het werk te doen. Ook moet u de acties kunnen ondernemen die de wet vereist bij langdurig ziekteverzuim.

2 - Richtlijnen gesprek tijdens ziekte

Richtlijnen gesprek tijdens ziekte

  • Bespreek met de medewerker op welke wijze en hoe vaak het contact tijdens de ziekte wordt onderhouden. Er kan worden afgesproken dat de medewerker belt. De eerste maand kan wekelijks contact wenselijk zijn. Daarna kan de frequentie wat lager zijn, maar minimaal eens per twee weken is toch wel aan te bevelen.
  • U kunt ook een keer op bezoek gaan. Maar ga nooit op visite tegen de wens van de medewerker in. U kunt het bezoek benutten om extra belangstelling te tonen of eventueel problemen in de privé–situatie vast te stellen. Het is ook een manier om de medewerker op een persoonlijker wijze dan aan de telefoon op de hoogte te houden van het reilen en zeilen op de afdeling. U geeft hem zo het gevoel erbij te horen, waardoor de terugkeer-drempel laag blijft.
  • Blijf als werkgever / leidinggevende zoveel mogelijk zélf geïnformeerd door met de medewerker in contact te blijven.
  • Laat af en toe ook collega’s interesse tonen. Een fruitmand, een kaartje en regelmatig telefonisch contact kunnen een gevoel van isolement bij de zieke medewerker voorkomen.
  • U mag van de medewerker verwachten dat hij indien mogelijk zelf ook contact zoekt en houdt.
  • Probeer ondertussen de zieke medewerker zo snel als mogelijk (als medisch verantwoord is) aan het werk te krijgen.
  • Vraag na welke aanpassing(en) er voor de terugkeer nodig zijn. De aanpassingen kunnen te maken hebben met de werkzaamheden, de werktijden, het vervoer, de werkdruk of an-dere omstandigheden, bijvoorbeeld het maken van afspraken over geleidelijke terugkeer op de werkplek.
  • Zet de afspraken op papier.

3 - Richtlijnen gesprek bij werkhervatting

Dit gesprek vindt plaats bij, voor of direct na de hersteld melding en heeft vooral tot doel de medewerker weer snel aan de slag te hebben en eventueel gerust te stellen:

  • Bespreek de actuele situatie op het werk: welke werkzaamheden zijn overgedragen, welk werk is blijven liggen, welke veranderingen zijn er geweest et cetera.
  • Vraag hoe hij de begeleiding heeft ervaren en vraag om suggesties voor verbetering.

4 - Richtlijnen frequent verzuimgesprek

Indien een medewerker vaak kortere periodes ziek is, is er sprake van frequent verzuim. We spreken hiervan indien de medewerker vaker dan 3 keer per jaar ziek is. Om de oorzaken van het verzuim te achterhalen, kunt u met de medewerker een verzuimgesprek voeren. Hier is een checklist voor het voeren van zo’n gesprek opgenomen.

Voorbereiding
– Zet verzuimcijfers van de medewerker op een rij.
– Verzamel andere relevante informatie, bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken, informatie van de bedrijfsarts, etc.
– Maak een afspraak met de medewerker om over het verzuim te praten. Vermeld daarbij het doel van het gesprek.

Tijdens gesprek

  • Bespreek de informatie over het verzuim van de medewerker en licht toe welk patroon hierin te ontdekken is, zonder daar een oordeel over te geven.
  • Licht toe wat de gevolgen zijn voor het werk en het bedrijf, bijvoorbeeld werkdruk voor anderen, werksfeer, kosten).
  • Vraag naar de oorzaken van het verzuim en eventuele achterliggende oorzaken (bijvoorbeeld omstandigheden in het werk, privé–omstandigheden). Geef de medewerker de ruimte om hierover na te denken en oorzaken kenbaar te maken. Geef aan dat u graag samen een oplossing wilt vinden, maar dat dit alleen kan indien u alle omstandigheden kent.
  • Vraag de medewerker welke oplossingen hij voorstelt, draag daarna pas zelf oplossingen aan en bespreek wat de concrete mogelijkheden zijn.
  • Maak een verslag van het verzuimgesprek, waarin u de afspraken duidelijk verwoordt. Het moet voorzien zijn van een datum. Ook voor niet direct betrokkenen moet het verslag duidelijk zijn. De medewerker en de werkgever / leidinggevende ondertekenen beiden het verslag. Is de medewerker hiertoe niet bereid, laat hem dan alleen tekenen voor gezien of ontvangst of reik het verslag uit in aanwezigheid van een derde. Deze werkwijze is nodig met het oog op een eventuele disciplinaire maatregel.

Vervolg

  • Berg de afspraken op in het personeelsdossier en geef de medewerker een afschrift.
  • Plan een vervolggesprek en evalueer de gemaakte afspraken.
  • Pas de afspraken eventueel aan.

Interessante links

Stappenplan verzuimbegeleiding