Een personeelshandboek is niet verplicht. Een personeelshandboek is een weergave van alle afspraken over arbeidsvoorwaarden, procedures, richtlijnen en bedrijfsregels (orde voorschriften) die binnen een onderneming in het algemeen gelden voor medewerkers. Voor bedrijven waar een CAO geldt is het personeelshandboek een aanvulling op CAO-afspraken. Het personeelshandboek bevat artikelen met afspraken die met medewerkers
behoren te zijn vastgelegd, naast de individuele afspraken met medewerkers die in een arbeidsovereenkomst zijn opgenomen. Hierdoor schept de werkgever helderheid over het gedrag dat van medewerkers verlangd wordt en de procedures die in het bedrijf gevolgd worden. Het personeelshandboek vormt de basis van personeelsbeleid van iedere onderneming. In combinatie met de arbeidsovereenkomst(en) geeft dit een complete beschrijving van arbeidsvoorwaardelijke afspraken.In de arbeidsovereenkomst verwijst u naar de tekst in het personeelshandboek en andersom. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst gaan nieuwe medewerkers akkoord met de inhoud van het handboek.
nb Wel is belangrijk dat toekomstige wijzigingen in het handboek meegenomen worden.
Bijvoorbeeld: De bepalingen opgenomen in dit personeelshandboek zijn gebaseerd op de huidige wetgeving en zullen worden aangepast naar letter en geest van eventuele wetswijzigingen. Ook behoudt de werkgever zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen of aanvullingen aan te brengen. Uiteraard wordt indien nodig hierover met de OR of personeelsvertegenwoordiging overleg gevoerd omtrent de wijzigingen. Iedere medewerker wordt vervolgens op de hoogte gesteld van dergelijke wijzigingen. Het is verstandig in het personeelshandboek een eenzijdig wijzigingsbeding op te nemen.
In de arbeidsovereenkomst kan de werkgever een wijzigingsbeding opnemen. Dit houdt in dat hij de bevoegdheid heeft de arbeidsvoorwaarden van de werknemer te wijzigen als hij kan aantonen dat hij een zwaarwegend belang heeft bij de wijziging. Het belang van de werknemer moet dan wijken. Er zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden. Weegt het belang van de werkgever die een wijziging in de arbeidsvoorwaarden wil doorvoeren, zwaarder dan het belang van de werknemer?
Het eenzijdige wijzigingsbeding maakt een inbreuk op het uitgangspunt dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden van de werknemer niet eenzijdig kan wijzigen. Daarom zal de werkgever moeten aantonen dat hij werkelijk een zwaarwegend belang heeft. Ontbreekt een wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst, dan betekent dit niet dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden niet kan wijzigen. Aan de hand van redelijkheid en billijkheid zal bekeken moeten worden of de werkgever de wijzigingen kan doorvoeren.
In een personeelsreglement kunnen orde voorschriften zijn opgenomen. Deze mag u als werkgever eenzijdig wijzigen (op grond van de gezagsverhouding).
Aan arbeidsvoorwaarden in een personeelshandboek is de werknemer alleen gebonden als hij uitdrukkelijk instemt. Laat de werknemer een verklaring ondertekenen.