Ieder individueel personeelsdossier wordt als volgt opgebouwd:
- Het eerste kan zijn de checklist personeelsregistratie waarop de personele gegevens van de medewerker staan.
- Achter de stamkaart volgen tabbladen waarop de achterliggende stukken vermeld staan. Tabbladen zijn:
• arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden;
• functie, loopbaan en opleidingen;
• beoordelingsgesprekken;
• financiële gegevens;
• ziek- en hersteldmeldingen;
• correspondentie omtrent de zieke, zowel met de UWV, als de Arbodienst als met de medewerker zelf;
De Wet bescherming persoonsgegevens zegt dat een eenvoudige registratie zoals een individueel personeelsdossier niet gemeld hoeft te worden.