Bepaalde wetten op het gebied van de sociale zekerheid en fiscale wetgeving verplichten u als werkgever personeelsgegevens bij te houden.
Bewaren van arbeidsovereenkomsten
Tegenwoordig is het wettelijk verplicht om de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer binnen twee maanden vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst staat onder andere de positie van de werknemer binnen het bedrijf beschreven. Andere gegevens (zoals naam, adres, rekeningnummer) zijn nodig
om het salaris juist uit te betalen.
Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken
De verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken moeten correct opgeborgen worden. Het is verstandig om alle gespreksverslagen van een medewerker op één plaats te hebben, zodat alle gegevens snel teruggevonden kunnen worden.
Onderbouwing van beslissingen
Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Op het moment dat een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de werknemer schriftelijk op
de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er (meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd. Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen.