De sociaal bemiddelaar wordt doorgaans telefonisch of per e-mail benaderd. In de meeste gevallen legt de werkgever het eerste contact. Dit is niet noodzakelijk, de medewerker kan ook zonder tussenkomst, ook zonder dat de werkgever daar weet van heeft, contact opnemen met de sociaal bemiddelaar.
Soms kan telefonisch informatie of advies worden gegeven. Ook kan een adres of telefoonnummer van een specialistische instantie telefonisch of per e-mail worden verstrekt. In de meeste gevallen wordt een afspraak gemaakt om de vraag met elkaar te bespreken. Meestal gebeurt dit bij de medewerker thuis. In de praktijk vinden afspraken ook op kantoor, in de bouwkeet of onderweg plaats. De afspraken vinden doorgaans onder kantoortijden plaats met medewerking van de werkgever. Bij uitzondering worden ook in de avonduren gesprekken gepland.
Soms kunnen vragen in één gesprek beantwoord worden. Meestal worden er afspraken gemaakt over wat de medewerker zelf gaat doen en voor welke zaken de sociaal bemiddelaar zich zal inzetten. De sociaal bemiddelaar neemt de problemen niet over, de medewerker blijft zelf verantwoordelijk voor de oplossing. Dit is bijvoorbeeld bij financiële problemen een belangrijk uitgangspunt.
De hulpverlening kent geen vaste termijn. De contacten en de ondersteuning van de sociaal bemiddelaar kunnen een geruime tijd beslaan.
Indien de werkgever als eerste contact heeft opgenomen met de sociaal bemiddelaar wordt deze geïnformeerd over wat de sociaal bemiddelaar en de medewerker hebben afgesproken en in hoeverre de verwijzing zinvol is geweest.
Vertrouwelijkheid gewaarborgd
De behandeling van de voorgelegde problemen gebeurt strikt vertrouwelijk. In gevallen waarin de medewerker zelf contact heeft gezocht met de sociaal bemiddelaar zal de werkgever zonder uitdrukkelijke toestemming van de medewerker hier niets van vernemen. De sociaal bemiddelaars zijn maatschappelijk werkers. Zij hebben een beroepscode waarin vertrouwelijkheid en geheimhouding gewaarborgd zijn. Mocht de medewerker vraagtekens hierbij plaatsen, dan zal hij of zij automatisch terughoudend zijn in het geven van informatie aan de bemiddelaar. Hierdoor wordt een goede aanpak van de problemen onmogelijk. Openheid is van groot belang. Wat ook ter tafel komt, de sociaal bemiddelaar zal dit met respect behandelen.
Onafhankelijkheid vanzelfsprekend
Voor de sociaal bemiddelaar is het vanzelfsprekend: het belang van de medewerker staat voorop! Een aanmelding door een werkgever doet aan dat principe niets af. De sociaal bemiddelaar is er primair voor medewerkers. Indien hun vragen en problemen op een goede manier beantwoord worden is dit altijd positief voor de werkgever. De werknemer zal minder piekeren, zich beter concentreren, minder snel uitvallen of juist eerder terugkeren. Door het bieden van de juiste hulp dient de sociaal bemiddelaar dus ook het belang van de werkgever.