Het sturen van een opdrachtbevestiging is slechts in een beperkt aantal gevallen zinvol. Het is verstandiger te werken met een (standaard)overeenkomst die door beide partijen ondertekend wordt. Dan weet u zeker wat is afgesproken tussen partijen. Het verkrijgen van een opdracht, waarbij geen aanbestedingsprocedure gevolgd wordt en waarbij er geen sprake is van een door beide partijen ondertekend contract, verloopt vaak volgens onderstaand stramien:
1 - uitnodiging tot het doen een aanbieding door de opdrachtgever
2 - uitbrengen offerte door opdrachtnemer
3 - verlenen van de opdracht door opdrachtgever
4 - opdrachtbevestiging door opdrachtnemer.
Wanneer heeft de opdrachtbevestiging geen nut?
Een overeenkomst komt tot stand als er wilsovereenstemming is tussen partijen. Ofwel: nadat een aanbod zonder voorwaarden en binnen de gestanddoeningstermijn (de termijn van geldigheid van de offerte) is aanvaard. In eerder vermeld stramien betekent dat, dat in veel gevallen na stap 3 de overeenkomst al tot stand is gekomen. Stap 4, de opdrachtbevestiging, biedt dan geen meerwaarde meer.
Opdrachtbevestigingen zijn ook niet zinvol als er een schriftelijk contract is, dat door beide partijen is ondertekend. Dat contract regelt dan immers wat tussen partijen is afgesproken.
Is een ‘vrijblijvende’ offerte bindend?
Sommige opdrachtnemers maken gebruik van een ‘vrijblijvende’ offerte. Zij denken daarmee de handen altijd vrij te houden en pas aan een opdracht vast te zitten als ze de opdracht hebben bevestigd. Dit klopt echter niet! Als u een ‘vrijblijvende’ offerte hebt gedaan en er wordt op basis daarvan opdracht verstrekt, dan kunt u er nog vanaf als u direct reageert en aangeeft dat u uw offerte herroept. Reageert u niet, dan bent u gewoon gebonden aan de overeenkomst die daardoor is ontstaan.
In welke gevallen heeft een opdrachtbevestiging nut?
In de volgende gevallen heeft een opdrachtbevestiging wel nut:
- In de opdrachtverlening stelt de opdrachtgever nieuwe voorwaarden. In dat geval is er in feite sprake van een nieuw aanbod van de zijde van de opdrachtgever. Pas wanneer dit nieuwe aanbod aanvaard is door een opdrachtbevestiging, komt in dat geval de overeenkomst tot stand.
- In plaats van een concrete offerte heeft u een ‘indicatieve’ prijsopgave uitgebracht, waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. Kennelijk was de uitnodiging niet concreet genoeg of heeft u geen mogelijkheid gehad het werk tot in detail uit te rekenen. In dat geval kan er in feite geen opdrachtverlening volgen: waarvoor wordt dan immers opdracht verleend? Mocht er toch een opdrachtverlening volgen, waarin de opdrachtgever aangeeft wat zij concreet verwacht voor de aangeboden prijs, dan kan een opdrachtbevestiging de cirkel van aanbod en aanvaarding alsnog rond maken. Na opdrachtbevestiging onstaat dan een overeenkomst.
Wanneer kunnen problemen ontstaan?
Problemen kunnen ontstaan als de cirkel van aanbod en aanvaarding niet gesloten is. Bijvoorbeeld als er bij opdrachtverlening nieuwe voorwaarden zijn gesteld, die nooit bevestigd zijn. Denk aan een boete bij niet-tijdige oplevering. U heeft, als opdrachtnemer, deze niet bevestigd of ontkracht. Toch bent u gestart met de uitvoering van de werkzaamheden en worden de termijnfacturen door de opdrachtgever betaald. Stel dat in dit voorbeeld de oplevertermijn overschreden wordt en de boete wordt opgelegd. U geeft aan dat u nooit akkoord bent gegaan met deze boete, dus dat deze tussen partijen niet is overeengekomen. De opdrachtgever geeft aan dat zij opdracht heeft verstrekt onder de voorwaarde dat er een boete zou gelden bij te late oplevering.
Wie heeft in dit voorbeeld de beste papieren? Waarschijnlijk de opdrachtgever: door niet te reageren op de extra voorwaarde, maar in plaats daarvan te starten met de werkzaamheden, heeft u door uw feitelijke gedraging de aanvullende voorwaarde van de opdrachtgever aanvaard. U kunt hooguit achteraf nog proberen een beroep te doen op de onredelijkheid ervan.
Zorg voor een schriftelijk contractstuk!
Alle problemen met aanbod en aanvaarding zijn eenvoudig op te lossen door de afspraken vast te leggen in een schriftelijk contractstuk dat door beide partijen ondertekend wordt. Partijen worden zo gedwongen om hun bedoeling duidelijk op papier te zetten. Ook de vraag welke algemene voorwaarden nu eigenlijk van toepassing zijn, wordt hiermee eenduidig beantwoord. Voor modelcontracten kunt u terecht in het dossier Contractzaken.