Aanbestedingsfase
Kies een aanbestedingsvorm die in verhouding staat tot aard en omvang van de opdracht
Toelichting
Besteed niet alles openbaar aan! Voor opdrachten waarvan de waarde beneden het Europese drempelbedrag(Het drempelbedrag voor werken ligt per 1 januari op € 4.845.000) ligt, heeft een aanbestedende dienst vrijheid van keuze op het punt van de toe te passen aanbestedingsvorm. Kleinere opdrachten kunnen beter worden geplaatst met behulp van de onderhandse aanbesteding, of rechtstreeks – dus uit de hand – worden gegund. Voordeel hiervan is, dat het aantal gegadigden op voorhand bekend is. Daarmee blijven de kosten binnen de perken en weten de partijen die u benadert, dat zij serieus genomen worden. Onze ervaring leert dat bij openbare procedures juist het lokale MKB wordt afgeschrikt om deel te nemen.
Vermijd het onnodig clusteren van opdrachten
Toelichting
Als u veel opdrachten in één aanbesteding bijeen brengt, dan blijven er minder partijen over die het werk kunnen maken. Daarmee treft u in de eerste plaats het MKB. Dus als u opdrachten al bijeenvoegt, doet u dat dan op een manier dat lokale MKB bedrijven niet om die reden afhaken.
Besteed een opdracht niet aan indien financiering of benodigde vergunningen niet voorhanden zijn
Toelichting
Het deelnemen aan een aanbesteding kost bedrijven tijd, geld en energie. Wanneer bedrijven meedoen, zullen zij er vanuit mogen gaan dat de aanbesteding ook daadwerkelijk tot een opdracht leidt. Daar past niet bij dat de gemeente een opdracht al aanbesteedt, terwijl nog niet duidelijk is of deze wel door zal gaan, bijvoorbeeld omdat financiering of vergunningen nog niet geregeld zijn.
Gebruik de Leidraad Aanbesteden Bouwopdrachten 2009
Toelichting
De Leidraad Aanbesteden is opgesteld in opdracht van de Regieraad Bouw, een platform van opdrachtgevers, opdrachtnemers en adviseurs uit de gehele bouwkolom. De Leidraad wordt beschouwd als dé professionele standaard voor doelmatig en juridisch verantwoord aanbesteden. De Leidraad bestaat uit een uitgebreide handleiding, een internetapplicatie (DSS) en een verkort overzicht van aanbevelingen. U vindt de leidraad via www.leidraadaanbesteden.nl.
Biedt het bedrijfsleven ruimte om creativiteit te benutten door de opdracht oplossingsvrij te specificeren, dan wel de mogelijkheid te bieden van het aanbieden van varianten (alternatieven)
Toelichting
Aanbesteders maken niet altijd gebruik van jarenlange praktijkervaring die bouwbedrijven hebben met de uitvoering van werken. Voor door hen aangedragen alternatieve oplossingen is vaak geen ruimte door het voorgeschreven bestek. Vaak zijn dergelijke alternatieven efficiënter en economischer. Stimuleer daarom bedrijven om zelf met oplossingen te komen! Dat kan door varianten (alternatieven) ten opzichte van het voorgeschreven ontwerp toe te staan, of door de aanbestede opdracht ‘functioneel’ te specificeren, waardoor de markt een nog grotere mate van vrijheid heeft om oplossingen aan te dragen. In dat laatste geval is sprake van een zogenaamde geïntegreerde opdracht.
De Leidraad Aanbesteden geeft met het bijbehorende DSS een systeem waarmee kan worden bepaald wanneer het aangewezen is om een werk als traditionele opdracht, dan wel als geïntegreerde opdracht in de markt te zetten.
Stel proportionele eisen
Toelichting
Wanneer de gemeente gebruik maakt van de openbare of de niet openbare procedure, zal de aanbesteder eisen moeten formuleren waaraan een bedrijf moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. Die eisen kunnen betrekking hebben op de financiële draagkracht en op de technische bekwaamheid van een gegadigde. Een veel gehoorde klacht is dat de gestelde eisen te hoog, ofwel disproportioneel, zijn. Zij staan dan niet in redelijke verhouding tot aard en omvang van de opdracht. Ervaringseisen worden nogal eens te eng geformuleerd, waardoor een bedrijf dat over de competenties beschikt om de opdracht te vervullen, toch niet kan meedingen. En dat is jammer, want daarmee verkleint u de kans dat u de beste aanbieding uit de markt haalt. Er zou bij het formuleren van eisen dus meer moeten worden gedacht vanuit de benodigde competenties. Vaak worden ook veel meer eisen gesteld dan noodzakelijk is.
Proportioneel is een jaaromzet van de onderneming van maximaal 200% van de jaaromzet van het werk. Als gewerkt wordt met referentieopdrachten, is het proportioneel er daarvan twee te verlangen waarvan de waarde ligt tussen 30% en 60% van de waarde van de aanbestede opdracht. Zie in verband met dit alles ook de eerdergenoemde Leidraad Aanbesteden.
Vraag alleen een bankgarantie aan de inschrijver die voor gunning in aanmerking komt
Toelichting
Het stellen van een bankgarantie kost bedrijven geld en beperkt ook hun kredietruimte. Hetzelfde geldt in mindere mate voor zogenaamde bereidverklaringen. Daarom dienen aanbesteders zeer terughoudend te zijn met het vragen van bankgaranties. Als een bankgarantie verlangd wordt, kan die alleen gevraagd worden van het bedrijf waaraan de aanbesteder voornemens is het werk op te dragen.
Beantwoord gestelde vragen bij nota van inlichtingen serieus
Toelichting
Bedrijven investeren tijd en energie om mee te dingen naar een opdracht. Om een serieuze aanbieding te kunnen doen, verdiepen zij zich in de aanbestedingsstukken. Dat kan aanleiding geven tot vragen, omdat bijvoorbeeld niet helemaal duidelijk is wat bedoeld wordt. Helaas worden die vragen niet altijd serieus beantwoord. Dat doet geen recht aan een serieuze benadering door bedrijven. Het resultaat daarvan kan zijn dat bedrijven geen serieuze aanbieding doen, of ergens maar een slag naar slaan. Daar schieten beide partijen niets mee op. Het is dus in zijn eigen belang dat een aanbesteder de vragen van gegadigde serieus beantwoord.
Verleng de gestanddoeningstermijn niet onnodig
Toelichting
De termijn gedurende welke aanbieders hun aanbieding gestand moeten doen, is in de meeste gevallen veel langer dan de standaardtermijn die in de regelgeving is opgenomen. Dergelijke lange termijnen leiden voor bedrijven tot grote onzekerheid. De termijn waarbinnen de opdracht zou kunnen worden gegeven wordt daarmee immers veel langer. Een bedrijf kan zijn beschikbare capaciteit en bedrijfsvoering heel lastig op verlengde gestanddoeningstermijnen afstemmen. Ook wordt bij de verlenging van een gestanddoeningstermijn onvoldoende rekening gehouden met de consequenties voor de aanvang van het werk of van de bouwtijd. Houd dus de standaardtermijnen aan!
Open de aanbiedingen ten overstaan van inschrijvers
Toelichting
Meer dan in andere sectoren besteden bouwbedrijven tijd en moeite aan het doen van een aanbieding. Geen enkele bouwopdracht is immers standaardproductie. Transparantie en inzicht in de correcte behandeling van hun inschrijvingen zijn dan ook op hun plaats. Daarbij past dat de aanbesteders de gelegenheid krijgen om aanwezig te zijn bij het moment waar het uiteindelijk om draait, namelijk het moment waarop de aanbesteder kennis neemt van de ingediende aanbiedingen – het moment van aanbesteding. Niet alleen hebben de inschrijvers het recht om te kunnen controleren dat ook deze stap in het aanbestedingsproces transparant verloopt; zij hebben er ook belang bij om te weten wat hun onderlinge positie ten opzichte van elkaar is. Zo kunnen zij ervoor zorgen dat zij bij een volgende aanbesteding weer een tandje scherper inschrijven!
Maak de uitslag van de aanbesteding snel bekend
Toelichting
Los van de vorige aanbeveling dient de aanbesteder de inschrijvers zo spoedig mogelijk na kennisneming van de inschrijvingen te informeren over de uitkomsten daarvan. Dit niet alleen omdat de aanbieders capaciteit beschikbaar houden voor het geval zij als beste eindigen, maar ook omdat voor hen het verloop van een aanbesteding van belang is voor de vraag hoe zij een volgende aanbesteding tegemoet zullen treden. Bedenk daarbij dat de tijd tussen twee aanbestedingen kan heel kort kan zijn – soms niet meer dan enkele uren.
Uitvoeringsfase
Pas algemene voorwaarden onverkort toe / geen ingrijpende afwijkingen op algemene voorwaarden
Toelichting
Algemene voorwaarden bieden voor alle partijen voordelen als er niet, of slechts op details van wordt afgeweken. Alleen dan bieden deze voorwaarden een afgewogen, juridisch kader. De meeste algemene voorwaarden in de bouw zijn in samenspraak tussen opdrachtgevers, opdrachtnemers en adviseurs opgesteld. Daar komt bij dat de (juridische) voorspelbaarheid van afwijkingen klein is: niet alleen is kans groot dat de afwijkingen in meer of mindere mate conflicteren met andere bepalingen in de algemene voorwaarden, maar ook blijkt de jarenlange jurisprudentie opeens niet meer (onverkort) van toepassing bij de uitleg van artikelen. Deze onduidelijkheid zorgt ervoor dat de prijs van de inschrijvingen omhoog gaat en dat er vaak geprocedeerd wordt over dergelijke afwijkingen.
Vermijd irreële uitvoeringstermijnen
Toelichting
Het is verleidelijk te bedingen dat een werk bijzonder snel uitgevoerd moet worden. Dat kan, en in sommige gevallen is het ook nodig, maar realiseert u zich, dat de kans op fouten hierdoor groter wordt en dat de kosten (flink) zullen stijgen. Vermijd daarom irreële uitvoeringstermijnen!
Vermijd irreële boetes wegens te late oplevering
Toelichting
Als stok achter de deur om een tijdige oplevering zeker te stellen, kan een boete een prima middel zijn. Nog beter werkt een bonus/malus systeem, waarbij de opdrachtnemer geprikkeld wordt nog sneller te werken dan volgends het bestek is voorgeschreven.
Als u gebruik maakt van hoge boetes, houdt er dan rekening mee dat dit een prijsopdrijvend effect heeft. En gebruik boetes niet om de gevolgen van een slecht bestek weg te poetsen! Uiteindelijk leidt dit alleen tot een grotere kans op juridische conflicten.
Relevante dossiers op dit onderwerp
Dossier op Pianoo.nl
De bouw vernieuwt.nl