Einde aan het wij-zij denken!

Doorbraak in de samenwerking bouw en overheid rondom aanbestedingen

maandag 13 januari 2020
Afbeelding Einde aan het wij-zij denken!

Recent onderzoek toont aan dat er een enorme kloof is tussen de aanbestedende diensten en de inschrijvers. Om voor eens en altijd afscheid te nemen van het wij-zij denken ondertekenden Bizob en Bouwend Nederland op 13 januari 2020 de intentieverklaring “Samenwerking bouw en gemeenten: ieder draagt zijn steentje bij.”

De intentieverklaring telt 18 concrete actiepunten waarmee de ruim 30 overheidsorganisaties in Zuidoost-Brabant die Bizob vertegenwoordigt, en de 4300 leden van Bouwend Nederland direct aan de slag kunnen. Denk hierbij aan ‘Maak bouwteams toegankelijker’, ‘Professioneel contact hoeft niet altijd schriftelijk, dit kan ook persoonlijk’, ‘Laat een onafhankelijke aannemer een bestek tegenlezen’, ‘Stel duidelijke vragen’ en ‘Hou geen informatie achter’.

Regio Zuidoost-Brabant is de eerste in Nederland waar gemeenten en de bouwsector op deze nieuwe manier gaan samenwerken, in navolging op de landelijke actieagenda Beter Aanbesteden. Het doel is duidelijk: werken vanuit wederzijds begrip, vertrouwen en onderling respect, vóór, tijdens en na een aanbestedingsprocedure.

Verbeterpunten

Onderzoek van adviesbureaus UniPartners en Kwink gaf inzicht in kansen, aanbevelingen en percepties van hoe de zaken nu gaan vanuit beide partijen in de samenwerking bij aanbestedingen.

De bouwsector geeft aan dat aannemers graag meer ruimte willen om hun eigen kennis aan de opdracht toe te voegen. Ook het vaker werken in bouwteams en duidelijkere projectvoorstellen wordt als belangrijke verbeterpunten aangegeven. Daarnaast ervaart de markt dat de prijs een te grote beslissingsfactor is in de gunning van opdrachten, ondanks dat kwaliteitsaspecten als duurzaamheid, social return wel zijn opgenomen in de aanbesteding. ‘Ze vragen om duurzaamheid, maar ze gunnen toch gewoon op prijs’.

Vanuit de gemeenten wordt aangegeven dat inschrijvers zich te weinig verdiepen in de politieke achtergronden en gevoeligheden rondom opdrachten vanuit de overheid. Ook lijken marktpartijen angstig om actief naar gemeenten toe te komen met kritische vragen in verband met mogelijk negatieve gevolgen voor de relatie. Ondernemers geven aan terughoudend te zijn met het aan de kaak stellen van onjuistheden, uit angst als klager te boek te staan.

Dialoog tot succes

Op 3 juli 2019 vond een dialoog plaats voor bestuurders van gemeenten en directies vanuit de bouwsector in de regio Oost-Brabant, in opvolging van de landelijke actieagenda Beter Aanbesteden. Tijdens deze bijeenkomsten werden de pijnpunten besproken die naar voren kwamen uit onderzoek. Onder leiding van Eelco Koolhaas en Karsten Klein werden direct concrete afspraken gemaakt, die zijn meegenomen in de intentieverklaring.

Dat het beter moest, is duidelijk. Maar enkel zeggen dat je het voortaan anders gaat doen, werkt niet. We besloten om over te gaan tot actie. In de intentieverklaring staan praktische verbeterpunten waarmee we direct kunnen starten. Zo is er opgenomen dat een bestek voor publicatie kan worden tegen gelezen door een onpartijdige aannemer en er komt meer aandacht voor het werken in bouwteams. Ook gaan gemeenten inzichtelijk maken hoe het inkoopprofiel van hun gemeente er uitziet en de te verwachten aanbestedingen zullen voortaan via een inkoopkalender worden gepubliceerd.” vertelt Marcel Stuijts, directeur van Bizob.

Open en eerlijk

Met behulp van de intentieovereenkomst zoeken de partijen actief naar een samenwerking die gericht is op strategisch relatiebeheer. Er is veel aandacht voor een open manier van handelen en communiceren binnen een aanbestedingsprocedure en gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. Bijvoorbeeld:  ‘Stel duidelijke vragen’, ‘Geef informatieve antwoorden’,  ‘Geef het aan als een gegeven antwoord niet voldoet’ en ‘Hou geen informatie achter’. Maar ook dat aannemers meteen na ontvangst van de stukken beginnen met het stellen van vragen en dat de aanbestedende dienst standaard evaluatiegesprekken honoreert.

Evaluatie

De intentieovereenkomst heeft een looptijd van anderhalf jaar. Na een jaar vindt een evaluatie plaats, waarin wordt besproken welke resultaten er zijn behaald en of de intentieovereenkomst een vervolg moet krijgen.