Identiteitsbewijzen
Sinds mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. De AVG verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers en van zzp'ers. Wel geldt de verificatieplicht en moet de identiteit gecontroleerd worden. Voor arbeidskrachten van buiten de EU geldt een uitzondering. Bij de inzet van deze arbeidskrachten moet wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.
AVG-wijzigingen en boetebeleid
De AVG verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers, maar tot 2016 stonden er hier geen sancties op. Omdat de Wet Ketenaansprakelijkheid wel vereist dat er gegevens genoteerd worden van werknemers van ondernemers op sanctie van een boete, werden er door (hoofd)aannemers, voor het gemak wel kopieën gemaakt van hun ID-bewijzen.
Sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de AVG/WBP gewijzigd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Daarom adviseert Bouwend Nederland nu om géén kopieën van ID-bewijzen te maken als daar geen wettelijke verplichting voor is (bijv. in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen of voor eigen werknemers).
Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN
Op 1 januari 2017 is de 'Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN' gewijzigd. Hierin is nu specifiek opgenomen dat de uitlener of onderaannemer de BSN van de door haar op het werk ingezette werknemers verstrekt aan de inlener/aannemer.
Met deze wijziging is voorzien in een juridische basis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens eist om BSN te mogen verzamelen, verstrekken en verwerken. Deze BSN-verstrekking is nodig om een beroep te kunnen doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid.
De wijziging zorgt er ook voor dat de inlener/ aannemer het BSN niet zelf bij de werknemers hoeven op te vragen, maar dit op een efficiëntere manier bij de uitlener/onderaannemer kunnen doen waarbij het risico op fouten geringer is.
Let op!
Het bewaren van deze persoonsgegevens moet wel voldoen aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens. Ook geldt er sinds 1 januari 2016 een Meldplicht Datalekken.
Hoofdregel
Het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de WKa is toegestaan onder de AVG op basis van de grondslag wettelijke verplichting. Lees meer informatie over de AVG op onze kennispagina.
Uitzondering arbeidskrachten van buiten de EU
Er is één uitzondering op de hoofdregel die hierboven is uitgelegd, te weten inleenkrachten buiten de EER-zone: als een ingeleende werknemer niet de nationaliteit bezit van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER) is de inlener op grond van de Wet arbeid vreemdelingen verplicht een kopie van het identiteitsbewijs op te nemen in zijn administratie.
ZZP’ers
Tot 1 mei 2016 moest een kopie of scan van het identiteitsbewijs van de ingehuurde zzp’er worden gemaakt als hij een Verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR-wuo) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de VAR sinds 1 mei 2016 is dat ook verleden tijd.
Je mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de zzp’er in de administratie opnemen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.
Overigens moet je wel de identiteit van de zzp’ers op de bouwplaats controleren (verificatieplicht). Je mag daarbij echter geen identiteitsgegevens (BSN) overnemen. Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel en het btw-nummer neem je wel op in de administratie.
Wat betekent dit?
Huur je een onderaannemer in, dan:
Ben je onderaannemer, dan:
Interessante documenten en links
Heb je een vraag?
Neem dan contact op met Bouwend Nederland Advies. Onze specialisten geven je graag antwoord.