Ledenvoordeel: ga voor betrouwbaarheid en kies voor het kwaliteitskeurmerk RRS!

Door Redactie, 30 juli 2019

Ledenvoordeel: ga voor betrouwbaarheid en kies voor het kwaliteitskeurmerk RRS!

Steeds meer bedrijven en zakelijke rijders kiezen voor een ritregistratiesysteem. Zeker als je als bouwbedrijf verschillende bedrijfswagens op de weg hebt, levert het ritregistratiesysteem een schat aan bruikbare informatie op. Bovendien voorkomt het een hoop gedoe met de Belastingdienst. Kies dan wel voor een systeem met het officiële certificaat van de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen (SKRRS).

Nooit meer lijsten invoeren in de computer, nooit meer kilometers waarvan je vergeten bent naar
welke bestemming je ze ook alweer had gemaakt. Een ritregistratiesysteem zorgt om te beginnen voor heel veel administratief gemak. Met een ritregistratiesysteem met een Keurmerk van SKRRS komen daar nog drie belangrijke voordelen bij: beveiligde opslag van data, bescherming van de privacy van de gebruikers én goedkeuring van de Belastingdienst.

Betrouwbare gegevens

Bedrijven in de bouw werken vaak met bedrijfsauto’s die uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Het voertuig wordt meestal ’s ochtends opgehaald bij het bedrijf en aan het eind van de werkdag weer teruggebracht.

In dat geval wordt bij een beoordeling van gebruik van de auto het bedrijf gecontroleerd door de Belastingdienst. Is het echter zo dat de werknemer de bedrijfsauto aan het eind van de dag mee naar huis neemt om er de volgende dag weer mee naar zijn werk te rijden, of wordt de bedrijfsauto incidenteel (max. 500 kilometer per jaar) gebruikt voor een privéactiviteit? Dan heeft de werknemer een 500 kilometer-verklaring nodig. In dat geval is het niet langer het bedrijf dat gecontroleerd wordt, maar verschuift de verantwoordelijkheid naar de werknemer. In beide gevallen is het noodzakelijk bij controle door de Belastingdienst een sluitende ritregistratie voor te kunnen leggen.

Maar wanneer is een ritregistratiesysteem goed genoeg in de ogen van de Belastingdienst?Martin Huisman, voorzitter van SKRRS vertelt: "De Belastingdienst heeft in overleg met ons een normenkader opgesteld dat beschrijft waaraan systemen moeten voldoen. Dat normenkader omvat de aspecten die de kwaliteit van de data borgen, zoals hoe vaak een GPS-locatie wordt doorgestuurd en wat er gebeurt als het registratiekastje wordt ontkoppeld. Onze stichting voert samen met een accountantskantoor de audits op de systemen uit. De Belastingdienst zit in de Raad van Toezicht en garandeert bij belastingcontroles bij bedrijven die met een goedgekeurd systeem werken een verlicht regime. Ofwel: ze vertrouwen de gegevens. Terwijl een handgeschreven papiertje of Excelbestand sneller vragen kan oproepen."

Privacybescherming

Met een betrouwbare kilometeradministratie kunnen bedrijven, werknemers (en zzp’ers) dus waterdicht aantonen dat zij de bedrijfsauto niet voor privédoeleinden gebruiken. De werkgever krijgt daarnaast veel waardevolle managementinformatie: wat zijn de voorrijkosten, hoe lang is een monteur nu echt bezig geweest, waar heeft hij gereden en – heel interessant in geval van actuele planningen – waar rijdt hij nu? Ook zaken als gereden snelheden, brandstofverbruik en wie er achter het stuur zat, worden keurig geregistreerd. Natuurlijk zitten daar privacygevoelige gegevens tussen. Zo hoeven de werkgever en collega’s niet te zien waarvoor collega Robert, overigens met toestemming van diezelfde werkgever, in het weekend zijn bus gebruikt.

Richtlijnen rond de privacybescherming staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar die hoeft de werkgever niet uit zijn hoofd te leren. "We hebben die wet vertaald naar praktische richtlijnen voor de werkgever", aldus Huisman. "Alle erkende leveranciers zijn verplicht om deze zogeheten gedragscode mee te leveren. Dat geldt ook voor de daarvan afgeleide privacyverklaring die werkgever en werknemer met elkaar tekenen. Zo weten alle partijen precies welke data voor welk doel wél en niet mag worden gebruikt."

Ook aan de andere kant van de leverancier moet de dataopslag goed zijn geregeld. Niet alleen vanwege de eerdergenoemde privacy van de werknemer en bedrijfsgevoelige informatie van de werkgever, maar ook in het geval dat de leverancier zelf in de problemen komt. De actuele en historische data moeten dan nog steeds toegankelijk zijn; zo heb je als bouwbedrijf of werknemer tijd om naar een andere leverancier over te stappen. Een ritregistratiesysteem dat erkend wil worden, moet daarom ook de continuïteit en overdraagbaarheid van de gegevensopslag garanderen.

Specificaties vergelijken

Over kiezen gesproken: welk van de goedgekeurde systemen moet je nu nemen? Huisman: "Dat hangt af van de eigen wensen van het bouwbedrijf. Vrijwel alle systemen zijn modulair opgebouwd met functies die je kunt stapelen. Lees de specificaties dus goed door en kies het perfecte systeem voor jouw bedrijf in overleg met de administratie en degene die het wagenpark beheert. Daarnaast zijn er verschillen in prijs, gebruiksvriendelijkheid, rapportagevormen en andere fabrikant-specifieke eigenschappen. Het gemakkelijkste startpunt is het overzicht van keurmerksystemen op onze website www.keurmerkritregistratiesystemen.nl. In het overzicht kun je o.a. de ledenvoordeelpartner GPS-Buddy vinden. Wie al over een ritregistratiesysteem beschikt kan op onze website ook het bijgeleverde certificaat controleren op geldigheid en eventueel het kenteken of de berijdersgegevens wijzigen."

Meer informatie?

Wilt u graag een offerte voor een fleetmanagement systeem binnen het ledenvoordeel van GPS-Buddy? Neem dan contact met ons op via voordeel@bouwendnederland.nl of bel 079 3 252 166.



Contactpersoon bij dit bericht

Elize Benard

Adviseur Dienstverlening Binnendienst