'Samenwerken met oog op continuïteit en capaciteit'

Beatrice Dormans, regiomanager voor de regio Zuid, licht toe: "Wij komen structureel bij elkaar om zo actuele thema's met elkaar te bespreken. Dit keer stond 'Samenwerken met oog op continuïteit en capaciteit' op het programma. In het openingswoord ging wethouder Vincent Zwijnenberg in op het belang van samenwerking. Naar eigen zeggen prijst hij zich gelukkig met het periodieke overleg dat zijn gemeente Roermond met onze branchevereniging heeft. "Gemeenten staan open voor input en feedback vanuit de markt, en daarom is en blijft de dialoog zo belangrijk", aldus de wethouder."

Win-win

Door de aanhoudende krapte op zowel de arbeids(infra)markt als bij gemeenten is een andere manier van samenwerken vereist; efficiency aan beide kanten is geboden. Beatrice: "Een gemeente wil opdrachtgevers die hun opgaven kunnen realiseren, maar daar wel uitvoeringskracht voor nodig hebben. Dat betekent iets voor de samenwerking. Daarom was het voorbeeld van Waterschap Limburg zo interessant. Zij hebben een raamovereenkomst uitgezet voor de realisatie van bovengrondse waterzuiveringsinstallaties. Deze overeenkomst is voor een periode van vijf jaar vastgelegd waarbij een achttal partijen zijn gecontracteerd. Een win-win in verschillende opzichten: enerzijds zijn gecontracteerde partijen gegarandeerd van continuïteit, anderzijds is het voor Waterschap Limburg prettig aan het einde van een project niet telkens met een nieuw team te hoeven starten. Daarbovenop: je hoeft niet elke keer opnieuw een aanbesteding uit te zetten die zowel qua tijd als capaciteit voor beide zijden een tijdrovende aangelegenheid is."

Het voorbeeld van het waterschap openden de ogen; het leidde vervolgens tot een gezonde discussie en verschillende vragen. Want is dit bijvoorbeeld ook een ideale aanpak voor kleinere bedrijven? Beatrice: "Jos van Alphen, mijn collega die aanbestedingsspecialist en -jurist is, was in staat vanuit zijn expertise op alle vragen antwoord te geven. Hij gaf ook aan dat we het allemaal niet te complex moeten maken. Houd het simpel! Daarbij: in de Aanbestedingswet kan veel meer ruimte worden opgezocht die door gemeenten nog niet altijd wordt benut."

Regionale inkoopkalender

Een van de oplossingen voor een efficiëntere samenwerking is om te komen tot een regionale inkoopkalender; ook Vincent Zwijnenberg refereerde daar in zijn opening aan. Beatrice: "Op deze manier kan worden voorkomen dat gemeenten allemaal in dezelfde periode aanbestedingen uitzetten. Zo'n kalender is met oog op de uitvoeringskracht dan een ideale tool. Marktpartijen kunnen zelf bepalen waar ze wel of niet op inschrijven. Een dergelijk overzicht zal er ook toe leiden dat dat in iedere gemeente werk kan worden uitgevoerd binnen een bepaalde tijdsspanne die van tevoren duidelijk inzichtelijk is gemaakt. In Limburg gaan we voor de komende vijf jaar aan de slag met een inkoopkalender om zo capaciteit en uitvoeringskracht goed af te stemmen en ten volste te benutten."

Cultuurverandering

Sommige gemeenten staan meteen open voor zo'n nieuwe benadering, andere zien hierbij nog wat uitdagingen. Beatrice besluit: "Zij kunnen het ambtelijk wel uitvoeren, maar hebben daarbij mandaat van bestuurders nodig. Los daarvan: ze hebben ook met een raad te maken. Een nieuwe manier van samenwerking vraagt ook om cultuurverandering. Als je anders gaat werken dan je al jarenlang gewend was, vergt dat iets van betrokkenen. Sommige gemeenten willen liever gisteren dan morgen met bouwteams en raamovereenkomsten aan de slag, andere staan daar nog niet helemaal voor open en zetten aanbestedingen liever op de 'oude vertrouwde' manier op de markt. Voor ons als branchevereniging is het daarom belangrijk om te kijken wat rol van betekenis wij kunnen spelen om hierin neer draagvlak te creëren."