Actie nodig voor reiskostenvergoeding in 2021

Afbeelding Actie nodig voor reiskostenvergoeding in 2021
maandag 18 januari 2021

Betaal je aan medewerkers op dit moment een vaste vergoeding voor reiskosten? Werken deze mensen nu geheel of gedeeltelijk thuis? Dan is het even opletten, want er is een fiscale wijziging in 2021. Met name voor UTA-medewerkers die meer thuis werken vanwege corona kan dit gevolgen hebben.

Voor 2020 geldt dat je thuiswerkdagen als reisdagen mag blijven zien en dat de vaste reiskostenvergoeding onbelast betaald mag worden. Voorwaarde daarbij is dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. In 2021 mogen alleen de daadwerkelijke reisdagen nog belastingvrij vergoed worden. Voor veel werknemers betekent dit dat een vaste reiskostenvergoeding niet meer mogelijk is.

Wat moet je doen?

Als werkgever moet je het veranderde werk- en reispatroon van je werknemers in kaart brengen en alle vaste reiskostenvergoedingen onderzoeken. Alleen als de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Is dat niet het geval, dan moet je goed administreren op welke dagen er thuis wordt gewerkt en op welke dagen op kantoor. De reiskosten worden dan op basis van declaratie of nacalculatie vergoed.

Overleg met betrokken werknemers

Uiteraard is het van belang eventuele wijzigingen in de vergoeding tijdig af te stemmen met de werknemers voor wie er wat gaat veranderen in hun reiskostenvergoeding. De Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging kan hier een rol in spelen.

Yvonne van Zijl adviseur sociale zaken regio zuid