Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) in de praktijk

Steeds vaker vragen woningcorporaties en andere vastgoedpartijen om Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). Het gaat dan over duurzaam samenwerken bij onderhoud van en investeren in vastgoed. De methode heeft zich de afgelopen jaren bewezen als een efficiënte, kostenbesparende en resultaatgerichte werkwijze.

Woningcorporaties, Bouwend Nederland en Techniek Nederland hebben RGS omarmd. We zetten hierna de belangrijkste punten en voordelen van RGS op een rijtje.

Wat is RGS?

Resultaatgericht Samenwerken is een duurzame samenwerking met vastgoedeigenaren in onderhoud, renovatie, verduurzaming en nieuwbouw. Een vorm van ketensamenwerking dus. Opdrachtgever en opdrachtnemer maken resultaatafspraken in plaats van de traditionele inspanningsverplichting. Samen bepaal je de kwaliteit die bijvoorbeeld schilderwerk, een dak of een gevel constant, gedurende een specifieke af te spreken periode moet hebben. Als opdrachtnemer bepaal je zelf hoe en wanneer je welke werkzaamheden uitvoert om die kwaliteit te realiseren. Zo geef je samen invulling aan een langdurige relatie.

Duidelijke rollen en taken

De kern van RGS is het procesmodel. Dat model bestaat uit zeven fasen voor onderhoud en investering in vastgoed over de afgesproken (onderhouds)periode (ook wel vastgoedcyclus).

Voor elke fase zijn de kritische rollen en taken van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemen tot in detail uitgewerkt. Je vindt ze terug in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken. 

Wat betekent RGS in de praktijk?

Binnen het RGS-model is de laagste prijs niet meer leidend bij de aanbesteding en opdrachtverlening, een gezonde ontwikkeling. In plaats daarvan stelt de opdrachtgever een document op met daarin de (onderhouds)werkzaamheden, de kwaliteitseisen, het jaarlijkse budget en het verwachte resultaat voor de komende drie, vijf of tien jaar. De opdrachtnemer stelt een plan op om aan het geëiste kwaliteitsniveau te voldoen, ook wel de resultaatafspraak.
Doordat je al in eerdere fasen van het vastgoedbeheer betrokken wordt, kan je veel meer van je technische en logistieke kennis in een project inbrengen. Dat levert een voordelig, effectief en efficiënt plan op. Je gebruikt je eigen kennis en kunde om te bepalen hoe en wanneer onderhoud plaatsvindt, zolang de afgesproken kwaliteit maar gerealiseerd wordt.

Voorbeelden uit de praktijk

Plan voor verouderd complex

Een woningcorporatie weet niet wat ze aan moesten met een verouderd complex. Sloop-nieuwbouw wordt het niet, maar verder staan alle opties open. Ze vragen het vastgoedbedrijf om advies. Dat bedrijf doet in de assetmanagement-fase onderzoek en komt met vier mogelijkheden met elk een ander realisatiedoel, zoals het gebouw in stand houden of energieneutraal maken. Vervolgens werkt het bedrijf uit wat de kosten zouden zijn voor de initiële ingreep en exploitatie in elk scenario. Met rendementsberekeningen worden ook de opbrengsten uitgewerkt. Door financieel resultaat tegen kwaliteit af te zetten, kan de opdrachtgever de beste keuze voor zijn vastgoedsituatie maken.

Vervangen en onderhouden kozijnen

De kozijnen van een compleet woningblok moeten worden vervangen. De nieuwe kozijnen dienen aan het einde van de contractperiode van vijf jaar aan het vooraf bepaalde onderhoudsniveau te voldoen. De aannemer bepaalt aan de hand van de kwaliteitseisen van de opdrachtgever de constructie en investering in houtsoort. De door hem in te schakelen schilder kan hierbij kiezen op welke wijze en met welke verf deze kozijnen worden afgewerkt. Beide bedrijven kunnen kiezen voor een hoge investering met een in aanvang beperkte marge. Dit is een investering die zij terugverdienen, omdat dit voor minder onderhoud in de komende vijf jaren gaat zorgen, met behoud van de afgesproken kwaliteit.

Wat RGS vraagt van jouw bedrijf

Het uitgangspunt voor het toepassen van RGS is, dat je de bedrijfsvoering in de basis op orde hebt om te voldoen aan de kwaliteitseisen van opdrachtgevers. Je werkt dus met kwaliteits- en keuringsplanningen en voert metingen en controles uit. Centraal staan dan ook twee principes van kwaliteitsmanagement:

• Het input-activiteit-output principe: voor elke fase stel je vast wat de overeengekomen resultaten/prestaties zijn, wat er nodig is om te kunnen starten, wie verantwoordelijk is voor welke processtappen en welke documenten moeten worden opgeleverd.
• De PDCA-cyclus in elke fase toepassen: Plan (voorbereiding), DO (uitvoering), Check (Controle), Act (indien noodzakelijk bijsturen).

Waarom het RGS-model het verschil maakt in de praktijk

Met RGS wordt meer voorbereiding, expertise, initiatief en capaciteit van jou als opdrachtnemer gevraagd. Die verandering mag niet onderschat worden. Mogelijk heb je andere competenties of mensen nodig voor deze samenwerking, omdat je een actievere adviserende rol in de assetmanagement fase krijgt. De voordelen zijn echter enorm. Met RGS kun je als opdrachtnemer eerder je expertise inbrengen, werk je volgens vaste momenten in het proces en ga je pas verder als een stap naar tevredenheid is uitgevoerd. Dat geeft beide partijen rust en houvast.
Je gaat met RGS bovendien een langdurige relatie met elkaar aan, bijvoorbeeld voor tien of twintig jaar. Je hoeft dus niet elke keer opnieuw opdrachten binnen te slepen en kunt de continuïteit binnen je bedrijf beter borgen. De langdurige relatie zorgt dat je elkaar vertrouwt en een passend rendement gunt. Dat levert een eerlijke prijs voor beide partijen op.

Zo ga je makkelijk aan de slag met RGS

Heb je besloten om met RGS aan de slag te gaan? Dan biedt de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken concrete hulpmiddelen over hoe je dit binnen jouw bedrijf in de praktijk kunt brengen. De belangrijkste tip: zorg ervoor dat je iemand binnen je bedrijf verantwoordelijk voor RGS maakt en dat de directie deze werkwijze steunt en begin dan met een klein project. Maak daar een succes van en bouw vanaf daar verder uit.

Publicaties RGS

De Leidraad Resultaatgericht Samenwerken en andere RGS-publicaties zijn te downloaden en bestellen vanaf de website van Stichting RGS.