Uitspraak: herstel van foutjes bij aanbestedingen

woensdag 24 februari 2021

Jos van Alphen

adviseur aanbestedingsrecht
Afbeelding Uitspraak: herstel van foutjes bij aanbestedingen

Bij aanbestedingen leidt een gemaakte fout bijna altijd tot uitsluiting van de gedane inschrijving of aanmelding. Toch is niet ieder foutje dodelijk. Een aanbestedende dienst moet zorgvuldig handelen en mag een vormfout niet automatisch afdoen met een ongeldigverklaring. Een recente uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland bevestigt dit.

Lees hier de uitspraak van de rechter.

Bij aanbestedingen speelt het gelijkheidsbeginsel een belangrijke rol. De spelregels moeten voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Dat maakt de inhoud van de inschrijving of de aanmelding cruciaal. De aanbesteder moet het doen met de informatie die daarin is aangeleverd.

Aanbieding of aanbieder

Wat je aanbiedt is uniek. Als de inhoud van de aanbieding niet klopt, mag dat in principe niet met nieuwe gegevens worden gecorrigeerd. Een aanbieding kan wel onduidelijk zijn. In dat geval mag een verduidelijking worden gevraagd, maar het antwoord mag niet leiden tot een wijziging van de gedane aanbieding. Wie je bent en wat je kunt is minder uniek. Een groot deel van je bekwaamheden is geregistreerd in bestanden die iedereen kan raadplegen. Daarom is er voor bewijsdocumenten een gelegenheid tot herstel vastgelegd in de regelgeving. Deze gaat niet zo ver dat je nieuwe informatie mag aanbieden, bijvoorbeeld een ander referentiewerk. De ruimte is beperkt tot het ongedaan maken van evidente vergissingen, onduidelijkheden en slordigheidjes.

Gelegenheid tot herstel: geen vrije keuze

Waar de regelgeving gelegenheid tot herstel toestaat, is de aanbesteder verplicht de betrokken ondernemer(s) te verzoeken de geconstateerde tekortkoming te verhelpen. In het ARW 2016 is dat geregeld met een expliciet artikel. In de Aanbestedingswet staat het wat minder duidelijk. De rechter stelt nu buiten twijfel dat een overheidsdienst het zorgvuldigheidsbeginsel moet naleven en dat een al te grote pietluttigheid niet past bij de doelstelling van het bevorderen van een eerlijke mededinging.

Is de verlangde informatie door de inschrijver tijdig verstrekt in de inschrijvingsdocumenten of valt deze informatie onmiskenbaar daaruit af te leiden, maar is deze niet opgenomen in het juiste document of op de juiste plaats? Dan dient de aanbestedende dienst dit te behandelen als een herstelbare vergissing.

Eén of meer foutjes maakt geen verschil

In de aangehaalde rechtszaak ging het om een ondernemer die drie foutjes had gemaakt, twee in de eigen verklaring en één op een referentieformulier. Alle benodigde informatie was wel traceerbaar en daarom was geen van de tekortkomingen belangrijk genoeg om de ondernemer buitenspel te zetten. Niet het aantal tekortkomingen, maar de ernst ervan moet de maatstaf zijn.

Advies over een ongeldigverklaring

In de meeste gevallen is een gemaakte fout niet herstelbaar en wordt terecht geen gelegenheid tot herstel gegeven. Soms gaat een aanbesteder te kort door de bocht en is ongeldigverklaring niet proportioneel. Als je denkt dat een ongeldigverklaring onterecht is kun je als lidbedrijf de kwestie voorleggen aan een van onze aanbestedingsadviseurs door een e-mail te sturen naar dit e-mailadres.