Volledig uitsluiten kostenvergoeding is niet toegestaan

dinsdag 2 juni 2020

Jos van Alphen

adviseur aanbestedingsrecht
Afbeelding Volledig uitsluiten kostenvergoeding is niet toegestaan

Er is geringe animo onder aanbestedende diensten om inschrijvers tegemoet te komen in de kosten voor het doen van een aanbieding. Tenderkosten worden in de praktijk minder vaak vergoed dan zou behoren te gebeuren. In de Actieagenda Beter Aanbesteden wordt dit probleem aan de orde gesteld.

Het resulteerde in het publiceren van de Handreiking Tenderkostenvergoeding en een op handen zijnde wijziging van de Gids Proportionaliteit. Die handreiking legt uit wat aanbesteders kunnen doen om de kosten van een aanbesteding acceptabel laag te houden. Als deze aanbevelingen worden gevolgd, is het niet nodig een tegemoetkoming in de inschrijvingskosten toe te zeggen. De handreiking geeft ook aan in welke gevallen het verplicht of sterk geadviseerd is een tenderkostenvergoeding aan te bieden. Het effect van de handreiking is teleurstellend. De kosten van inschrijvers zijn niet lager geworden en het aantal aanbestedingen waar een tegemoetkoming werd toegezegd groeide marginaal: van 9% in 2018 naar 11% in 2019.

Uitbreiding Gids Proportionaliteit

De Handreiking Tenderkostenvergoeding heeft evenmin een kentering gebracht in de kwalijke praktijk van het op voorhand uitsluiten van het vergoeden van kosten. De Tweede Kamerleden Joba van den Berg en Martin Wörsdörfer voelden dit goed aan en vroegen in een motie om een expliciet verbod op het bij voorbaat uitsluiten van een tenderkostenvergoeding bij ingetrokken aanbestedingen. Staatssecretaris Keijzer heeft aangekondigd dat de Gids Proportionaliteit zal worden uitgebreid met voorschrift 3.8B:

De aanbestedende dienst sluit niet op voorhand iedere vergoeding van inschrijfkosten uit in geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding.

Ook dit lijkt aanbestedende diensten er niet van te weerhouden om deze uitsluiting toch op te nemen in de aanbestedingsdocumenten. Sommige aanbestedende diensten denken dat zij ermee door mogen gaan tot het moment dat de gewijzigde Gids Proportionaliteit is ingevoerd. Die gedachte is onjuist. De adviesgroep Gids Proportionaliteit stelt in haar advies aan de Staatssecretaris dat bedingen die op voorhand tenderkostenvergoedingen uitsluiten bij een voortijdige intrekking van de aanbesteding disproportioneel zijn. Dit volgt uit het wettelijke proportionaliteitsbeginsel en de Gids Proportionaliteit. Het mag dus nu al niet. Het extra voorschrift is derhalve geen geheel nieuwe bepaling, maar een benadrukking van een reeds bestaande richtlijn.

Aanpassen uitsluitingsbeding

Aanbestedingsinstituut vraagt met enige regelmaat aan aanbestedende diensten om haar uitsluitingsbeding aan te passen aan het voorschrift dat binnenkort wordt toegevoegd aan de Gids Proportionaliteit. In veel gevallen blijken aanbestedende diensten daartoe bereid te zijn. Dat draagt bij aan het vertrouwen dat de opdracht voldoende is voorbereid en niet zal stuklopen op omstandigheden die verwijtbaar zijn aan de aanbesteder.

Recente acties van het Aanbestedingsinstituut

Aanbesteder Opdracht Uiterste datum Pijnpunten
Veiligheidsregio Twente Brandweerkazerne Almelo 29 juni 2020 Referentiewerken, selectiecriteria
Provincie Zeeland VRI kruising N265 Wilhelminadorp 26 juni 2020 Termijnen, inkoopvoorwaarden
Gemeente Middelburg Bouwrijpmaken woonwijk Essenvelt 15 juni 2020 OCE-verzekering, kerncompetenties
Provincie Overijssel Rehabilitatie N765 17 juni 2019 WIBON, CROW-publicatie 500
Meerlanden NV Aanleg en onderhoud leidingtracé 4 juni 2019 Gestanddoeningstermijn, alternatieven, bankgarantie

Contact?

Vragen of klachten over aanbestedingen? Neem contact op met het Bouwend Nederland Aanbestedingsinstituut via e-mail. Je kan ook bellen met Jos van Alphen op 079-3252122 of Lidewij de Ruijter op 079-3252138.