Aanbestedingsexpert Jos van Alphen: we lopen vast en moeten slimmer aanbesteden
Impressie Aanbestedingscongres ‘Aanbesteden in een veranderende wereld’
Op donderdag 30 maart vond het jaarlijkse Aanbestedingscongres plaats, georganiseerd door het Aanbestedingscentrum Techniek Nederland, Aanbestedingsinstituut Bouw & Infra en Adviescentrum Aanbestedingen 'Grond, Wegen en Groen'. ‘Aanbesteden in een veranderende wereld’ stond dit jaar centraal. Jos van Alphen, adviseur Aanbestedingen bij Bouwend Nederland, en één van de sprekers, ervaart dagelijks dat opdrachtgevers en ondernemers worstelen met steeds grotere werkdruk. “We lopen inderdaad aan alle kanten vast, dit door onder meer het gebrek aan capaciteit.”
Veel transpiratie, weinig inspiratie
In de optiek van Van Alphen wordt er over beschikbaar personeel bij aanbestedingen net zo gedacht als over olie en gas: ze zijn onbeperkt voorradig. Maar deze vlieger gaat al jaren niet meer op. “Het begint steeds meer te schuren, ook al doen we veel om mensen naar de bouw te halen. Niet alleen zij die het fysieke werk uitvoeren, maar ook zeker de mensen op kantoor en, niet onbelangrijk, het bemensen van tenderteams. Oude rotten zijn moeilijk te vervangen, de spoeling is dun. De traditionele methode roept veel transpiratie op en weinig inspiratie. Met een andere aanpak is veel minder inspanning nodig.”
Maximaal 3 A4’tjes, weg met dikke dossiers
Van Alphen: “Aanbestedingen kosten veel tijd, en ik zie dat graag veranderen. In de aanloopfase zou je bedrijven al kunnen ontzorgen door kort en bondig te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door het ‘3A4’-concept. Door op maximaal drie A4-velletjes de eisen en wensen rondom een aanbesteding duidelijk te maken, scheelt dit heel veel inleestijd- en werk. Zeker in een tijd die leaner & meaner kan, behoren dikke dossiers tot het verleden.”
Niet zo maar vijf bedrijven uit de hoge hoed toveren
Door de manier waarop aanbestedingen nog steeds verlopen, komen bedrijven in de problemen. “Bij onderhandse aanbestedingen durven veel partijen geen ‘nee’ te zeggen, uit angst om de volgende keer op een zijspoor te belanden. Opdrachtgevers zouden moeten nadenken om eerst een paar telefoontjes te plegen om zo het enthousiasme en de beschikbaarheid aan ‘de andere kant van de lijn’ te meten. Dat is toch beter dan vijf bedrijven uit de hoge hoed te toveren die zich vervolgens verplicht voelen om mee te doen? Een andere optie: gewoon helemaal geen aanbesteding. Er is altijd ruimte om bedrijven 1-op-1 te benaderen. Bedrijven met wie je al eerder zaken hebt gedaan, die de materie goed beheren die weten wat er van hen verlangd wordt.” Het werken met Open House in het Groningse aardbevingsgebied is een goed voorbeeld om opdrachten zonder gedoe te plaatsen.
Innovatie leidt tot een slimmere aanpak
De aanwezigen stonden in Utrecht ook stil bij innovaties binnen aanbestedingen. Er zijn heel wat projecten in Nederland die in aanmerking komen voor onderhoud. Denk aan tunnels, kades, viaducten en rioleringen. Voeg daar de oorlog in Oekraïne, het dossier ‘Groningen’, de energietransitie en de algehele verduurzamingsopgave aan toe, dan kunnen we inefficiëntie daar niet bij gebruiken. Een praktijkvoorbeeld dat ter sprake kwam, was van Waterschap Drents Overijsselse Delta die voor de uitdaging staan om jaarlijks zo’n 25 kunstwerken vervangen. Hierbij is een raamwerkovereenkomst afgesloten met vier partijen en worden projecten over deze vier teams verdeeld. “Door ervaringen onderling te delen en samen te ontdekken welke (on)mogelijkheden er zijn, ontstaat er in de loop van het traject efficiency winst.”
Met flexibele contracten creëer je openingen
Op het gebied van duurzaamheid en innovaties telt Nederland heel veel convenanten en initiatieven. Van Alphen sluit af: “Iedereen is van goede wil, maar door gebrek aan coördinatie blijft er weinig beklijven. Het maken van duidelijke keuzes lijkt voor de hand te liggen. Verder is het van belang dat opdrachtgevers structureel ruimte bieden voor innovaties in de gunning of met een clausule of stelpost in het contract. Door contracten flexibeler te maken, creëer je openingen en kunnen partijen innovaties aandragen die goed bij het project passen.”
Kijk voor meer informatie op de pagina van het Aanbestedingsinstituut.
